Een workshop runnen met een groot publiek is nooit gemakkelijk.
Iedereen betrokken houden is een uitdaging, maar het beheren van vragen van honderden deelnemers kan nog moeilijker zijn. Als je ooit een seminar of trainingssessie met meer dan 100 mensen hebt georganiseerd, ken je waarschijnlijk de situatie goed: slechts een paar mensen in de buurt van de microfoon mogen vragen stellen, terwijl de rest van het publiek zwijgt.
Vorige maand woonde ik een Digital Marketing Strategy workshop in Hanoi met meer dan 300 deelnemers. Wat het evenement interessant maakte, was niet alleen de inhoud, maar ook de manier waarop de trainer de Q&A-sessie behandelde.
In plaats van het gebruik van de traditionele "raise uw hand" methode, de trainer gebruikt de Q&A dia functie van EngageSlide.
Het resultaat was een van de meest interactieve Q&A sessies die ik in een groot evenement heb gezien.
Het probleem met traditionele Q&A-sessies
De meeste workshops eindigen met een Q&A-sessie, maar in werkelijkheid werken deze sessies vaak niet erg goed.
Vaak voorkomende problemen zijn:
Slechts een paar mensen krijgen de kans om vragen te stellen
Veel deelnemers voelen zich verlegen om te spreken voor een menigte
Sommige vragen duren te lang om uit te leggen
Het publiek aan de achterkant krijgt zelden de kans om deel te nemen
De trainer van de werkplaats, Minh Hoang, doet al meer dan 10 jaar bedrijfstrainingen. Volgens hem was het beheren van vragen een van de moeilijkste onderdelen van grote evenementen.
Hij legde uit:
Meestal zou ik alleen tijd hebben om vijf of zes vragen te beantwoorden. Maar ik wist dat veel mensen nog dingen hadden die ze wilden vragen. Wat
Daarom begon hij te experimenteren met interactieve presentatietools, en uiteindelijk aangenomen De live Q&A-functie van Slide inschakelen.
Hoe de EngageSlide Q&A werkt
Toen de workshop de discussieafdeling bereikte, schakelde de trainer over naar een Q&A dia.
Een QR-code verscheen op het scherm samen met een korte link.
Deelnemers hoefden alleen maar:
Scan de QR-code via hun telefoon
Typ hun vraag
Verzend het naar de sessie
Binnen enkele seconden begonnen er vragen op het presentatiescherm te verschijnen.
Wat het nog interessanter maakte was de stemsysteem.
Iedereen in het publiek kon stemmen op de vragen die ze het meest relevant vonden. De vragen met de hoogste stemmen gingen automatisch naar de top van de lijst.
In plaats van willekeurig vragen te beantwoorden, kon de trainer meteen zien waar het publiek het meest om gaf.
De kamer werd veel interactiever
In de eerste minuten verschenen tientallen vragen op het scherm.
Enkele daarvan waren:
Zal AI SEO de komende jaren volledig vervangen? Wat
Met welk marketingkanaal moeten kleine bedrijven beginnen? Wat
Wat is het minimale budget nodig om een nieuw product online te testen? Wat
Naarmate de stemmen toenamen, verhuisden de populairste vragen snel naar de top.
De trainer antwoordde gewoon de hoogste gestemde vragen eerst.
Een deelnemer bij me in de buurt zei:
Normaal gesproken stel ik nooit vragen bij evenementen omdat ik niet graag in een microfoon spreek. Maar dit maakt het heel makkelijk. Wat
En dat leek het belangrijkste verschil te zijn.
In plaats van een paar mensen te spreken, honderden mensen namen tegelijkertijd deel.
Trainers kunnen eenvoudige vragen stellen
Een ander nuttig aspect van EngageSlide is dat de trainer toegang heeft tot een matig dashboard.
Vanaf daar kan de presentator:
Beantwoording van de vraag
Ongepaste vragen verbergen
Vragen markeren als beantwoord
Vragen sorteren met stemmen
Dit maakt de hele Q&A-sessie veel gemakkelijker te controleren.
Er is geen noodzaak om microfoons rond de kamer, en de trainer hoeft niet te besteden tijd beslissen welke vraag te kiezen.
Alles is al automatisch georganiseerd.
Hoge betrokkenheid zelfs met 300 mensen
Grote evenementen worstelen vaak met publieksparticipatie. Hoe groter het publiek, hoe moeilijker het wordt om mensen bezig te houden.
Maar tijdens deze workshop waren de verlovingsnummers indrukwekkend.
Aan het einde van de zitting:
Meer dan 240 deelnemers stelden vragen
Bijna er zijn 1000 stemmen geregistreerd
Over er werden 50 vragen behandeld
In plaats van een passieve lezing voelde de workshop meer als een groepsdiscussie.
De trainer vermeldde daarna:
Wat ik het leukst vind is dat ik meteen kan zien waar mensen nieuwsgierig naar zijn. Wat
Voor trainers is dat soort feedback uiterst waardevol.
Deelnemers voelen zich meer comfortabel vragen stellen
Een van de grootste barrières in traditionele Q&A-sessies is vertrouwen.
Veel mensen aarzelen om voor een groot publiek te spreken, ook al hebben ze een goede vraag.
Met EngageSlide wordt vragen stellen veel gemakkelijker omdat:
deelnemers kunnen vragen anoniem indienen
geen microfoon nodig
iedereen kan tegelijkertijd deelnemen
Dit neemt de sociale druk weg die vaak voorkomt dat mensen zich uitspreken.
Als gevolg hiervan zijn de vragen meestal eerlijker en diverser.
Q&A wordt een kernonderdeel van het evenement
In veel presentaties is Q&A slechts een klein gedeelte aan het einde van het gesprek.
Maar wanneer trainers tools zoals EngageSlide gebruiken, kan de Q&A sessie een van de meest waardevolle onderdelen van het hele evenement.
Sommige trainers kiezen er zelfs voor:
q&A open houden tijdens de presentatie
vragen tussen secties beantwoorden
stemmen van het publiek gebruiken om de discussie te begeleiden
Dit creëert veel meer interactieve leeromgeving.
In plaats van een eenrichtingsles wordt de sessie een tweerichtingsgesprek tussen de trainer en het publiek.
Geschikt voor vele soorten evenementen
Hoewel deze workshop was gericht op marketing training, kan dezelfde aanpak werken voor vele andere soorten evenementen.
Bijvoorbeeld:
universiteitscolleges
bedrijfsopleidingen
conferenties
webinars
opstartdemodagen
paneldiscussies
Elk evenement waar het publiek vragen kan hebben kan profiteren van een gestructureerd levend Q&A-systeem.
Er is maar één interactieve dia voor nodig.
Het favoriete deel van de trainer
Na de workshop stelde ik Minh Hoang een simpele vraag.
Als je terug moest naar het traditionele Q&A formaat, zou je het dan doen? Wat
Hij lachte.
Eerlijk gezegd, waarschijnlijk niet. Als je eenmaal honderden mensen tegelijk vragen ziet stellen, is het moeilijk om terug te gaan. Wat
En dat verklaart perfect waarom meer trainers en organisatoren van evenementen beginnen te gebruiken interactieve presentatietools zoals EngageSlide.
Conclusie
Het beheren van vragen van een groot publiek is altijd een uitdaging geweest voor trainers en organisatoren van evenementen.
Maar met gereedschap zoals Schuifslides inschakelen, presentatoren kunnen:
vragen van honderden deelnemers verzamelen
de belangrijkste onderwerpen identificeren door te stemmen
matige discussies gemakkelijk
creëren van een meer boeiende ervaring voor het publiek
In plaats van een passieve presentatie wordt de sessie een dynamisch gesprek.
En soms komen de beste inzichten tijdens een evenement niet van de spreker maar van het publiek zelf.