स्टैंड-अप मीटिंगेंः कैसे संक्षिप्त और उपयोगी रहें

स्टैंड-अप बैठकें दिन की सबसे छोटी बैठक होनी चाहिए। व्यावहारिक रूप से, कई टीमों में 30 मिनट का "स्टैंड-अप" होता है जहां हर कोई बैठता है, कल के कार्यों को पढ़ता है, और अपनी बारी का इंतजार करता है जबकि आधा कमरा स्लैक की जांच करता है। विचार सही हैः एक छोटा सा दैनिक सिंक्रनाइज़ेशन जो समस्याओं को जल्दी सामने लाता है। ज्यादातर समय प्रारूप ही असफल होता है, टीम नहीं। यह गाइड दिखाता है कि मिनट-दर-मिनट एजेंडा के साथ स्टैंड-अप मीटिंग को कैसे छोटा और उपयोगी रखा जाए, तीन आदतें जो उन्हें लंबे समय तक चलने देती हैं, और EngageSlide का उपयोग करके एक ही समय में सभी से ब्लॉकर एकत्र करने का एक सरल तरीका।

एक स्टैंड-अप बैठक वास्तव में क्या है

ए स्टैंडअप बैठक एक छोटा, दैनिक, समय-बॉक्स सिंक है। लोग मूल रूप से खड़े थे ताकि कोई भी घूमने के लिए पर्याप्त सहज न हो। स्क्रम में इसे डेली स्क्रम कहा जाता है, और आधिकारिक स्क्रम गाइड इसे 15 मिनट तक सीमित करता है और इसका उद्देश्य स्प्रिंट लक्ष्य की ओर प्रगति की जांच करना और अगले दिन के लिए योजना को अनुकूलित करना है।

ध्यान दें कि उस परिभाषा में क्या गायब हैः प्रबंधक को स्थिति रिपोर्टिंग। एक स्टैंड-अप एक दूसरे के साथ समन्वय करने के लिए काम करने वाले लोगों के लिए है। यदि बैठक मुख्य रूप से मौजूद है ताकि एक लीड अपडेट सुन सके, तो यह रिपोर्टिंग अनुष्ठान में बह जाएगा, और रिपोर्टिंग अनुष्ठान हमेशा लंबा होता है। एक उपयोगी स्टैंड-अप पूरी टीम के लिए तीन सवालों के जवाब देता हैः

• क्या हम अभी भी लक्ष्य के लिए सही रास्ते पर हैं? यह नहीं कि "प्रत्येक व्यक्ति ने क्या किया", बल्कि यह कि क्या टीम महत्वपूर्ण बात को पूरा करने के करीब है।
• क्या अवरुद्ध या जोखिम में है? बैठक का एकमात्र सबसे मूल्यवान आउटपुट।
• बाद में किसके साथ बात करने की जरूरत है? स्टैंड-अप वार्तालाप शुरू करता है; यह उन्हें होस्ट नहीं करता है।

स्टैंड-अप 15 मिनट से आगे क्यों बहते हैं

यदि आपकी दैनिक स्टैंड-अप बैठकें नियमित रूप से 25 या 30 मिनट तक चलती हैं, तो इसका कारण आमतौर पर तीन आदतों में से एक है।

1. राउंड-रोबिन स्थिति रिपोर्ट

"कल मैंने एक्स किया, आज मैं वाई करूंगा, कोई ब्लॉकर नहीं". आठ बार दोहराया, यह दस मिनट लेता है और लोगों को लगभग कुछ भी नहीं बताता है जो वे बोर्ड पर नहीं पढ़ सकते थे। इससे भी बुरी बात यह है कि बोलने के बाद हर कोई सुनना बंद कर देता है, और जो कोई भी अभी तक नहीं बोला है वह रिहर्सल में व्यस्त है।

2. बैठक में समस्याओं का समाधान

किसी ने एक बग का उल्लेख किया, दो इंजीनियरों ने इसे जोर से डिबग करना शुरू कर दिया, और छह लोग देख रहे थे। चर्चा मायने रखती है, लेकिन कमरे के अधिकांश को इसके लिए वहाँ होने की आवश्यकता नहीं है।

3. ब्लॉकर्स जो कभी जोर से नहीं कहा जाता है

यह एक सूक्ष्म है. लोग कहते हैं "कोई ब्लॉकर नहीं" क्योंकि यह स्वीकार करना कि आप पूरी टीम के सामने फंसे हुए हैं अजीब लगता है, या क्योंकि ब्लॉकर "किसी अन्य टीम का इंतजार कर रहा है" और यह उल्लेख करने लायक नहीं लगता है। बैठक तेजी से लग रही है, लेकिन यह उपयोगी नहीं है. समस्या तीन दिन बाद एक चूक समय सीमा के रूप में दिखाई देती है।

तीनों एक ही बात पर लौटते हैंः बैठक जारी है लोग बातचीत करने के लिए बारी बारी करते हैं, तो यह धीमा है और बहुत ईमानदार नहीं है. इसे बदलें और अधिकांश समस्याएं दूर हो जाएंगी।

15 मिनट का स्टैंड-अप एजेंडा जो काम करता है

यहाँ एक संरचना है जिसका उपयोग आप कल कर सकते हैं। यह राउंड-रोबिन को बोर्ड पर चलने के साथ बदल देता है, और चर्चा शुरू होने से पहले सभी से ब्लॉकर्स को एक साथ एकत्र करता है।

मिनट 0 – 1: लक्ष्य जांच

प्रवर्तक एक वाक्य में स्प्रिंट या साप्ताहिक लक्ष्य को जोर से पढ़ता है। यह प्रत्येक अद्यतन को लंगर देता है जो बाद में होता है। यदि एक अद्यतन लक्ष्य से संबंधित नहीं है, यह शायद कहीं और से संबंधित है.

मिनट 1 – 3: ब्लॉकर मतदान

"कोई अवरोधक? " पूछने और चुप रहने के बजाय, स्क्रीन पर एक त्वरित सर्वेक्षण डालेंः "क्या आज कुछ भी आपको रोक रहा है? हर कोई अपने फोन पर एक ही समय में जवाब देता है, इसलिए दस की टीम में तीन की टीम से ज्यादा समय नहीं लगता है। उन श्रेणियों का उपयोग करें जो आपके वास्तविक घर्षण से मेल खाते हैं, उदाहरण के लिएः

• नहीं, सब कुछ साफ है
• कोड समीक्षा की प्रतीक्षा कर रहा है
• एक और टीम पर इंतजार कर रहे हैं
• अस्पष्ट आवश्यकताएँ
• उपकरण या पर्यावरण का मुद्दा

क्योंकि किसी को भी समूह के सामने हाथ उठाने की आवश्यकता नहीं है, आपको एक अधिक सही तस्वीर मिलती है। तीन लोग चुपचाप "कोड समीक्षा का इंतजार" चुनते हैं एक पैटर्न आप शायद सामान्य राउंड-रोबिन के साथ याद करेंगे।

मिनट 3 – 10: बोर्ड पर चलें, दाएं से बाएं

व्यक्ति-व्यक्ति जाने के बजाय, "कर" के निकटतम स्तंभ से शुरू करके, वस्तु-व्यक्ति पर जाएं। पूछो, इसे पूरा करने के लिए क्या होगा? फिर बाएं से समीक्षा की गई वस्तुओं पर जाएं, फिर प्रगति पर जाएं। काम खत्म करना काम शुरू करने से बेहतर होता है, और दाईं से बायीं ओर चलना बातचीत को समाप्त करने पर बनाए रखता है। लोग जब उनकी बात आती है तो बोलते हैं, इसलिए नहीं कि उनकी बारी है।

मिनट 10 – 13: प्रत्येक ब्लॉकर के लिए मालिक

मतगणना परिणामों पर वापस जाएं। प्रत्येक ब्लॉकर को दो चीजें मिलती हैंः एक व्यक्ति जो इसे अनब्लॉक करने का मालिक है और एक समय ("इसके बाद समीक्षा पर प्रिया और सैम जोड़ी") । यहाँ ब्लॉकर को हल न करें। अनुवर्ती नाम और आगे बढ़ें.

मिनट 13 – 15: पार्किंग स्थल और बंद

जो कुछ भी लंबे समय तक चर्चा को उकसाता है वह पार्किंग स्थल की सूची में जाता है। जिन लोगों को रहने की जरूरत है, वे बने रहें। बाकी सभी समय पर जाते हैं। प्रत्येक दिन को समय पर समाप्त करना किसी भी एजेंडे के किसी भी बिंदु से अधिक महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह टीम को सिखाता है कि बैठक पर भरोसा किया जा सकता है।

EngageSlide में इसे कैसे चलाया जाए

आपको इसके लिए बड़े सेटअप की जरूरत नहीं है। EngageSlide में एक स्टैंड-अप डेक इंटरैक्टिव प्रस्तुति उपकरण दो या तीन स्लाइड हो सकते हैं जो आप हर दिन पुनः उपयोग करते हैं।

1. "डेली स्टैंड-अप" प्रस्तुति बनाएं। अपने ब्लॉकर श्रेणियों के साथ Poll स्लाइड जोड़ें। नाम संग्रह को बंद करें यदि आप जवाब गुमनाम रखना चाहते हैं; एक छोटी, भरोसेमंद टीम के लिए, नामों को रखने से अनुवर्ती तेजी आती है।
2. डेक का पुनः उपयोग करें और परिणामों को हर दिन रीसेट करें। प्रत्येक स्टैंड-अप से पहले "इस प्रस्तुति के परिणामों को रीसेट करें" का उपयोग करें ताकि कल के उत्तर आज के साथ मिश्रित न हों, और जोड़ कोड परिचित रहे। टीम के सदस्यों को QR code को स्कैन करके या एक बार कोड टाइप करके अपने फोन से जुड़ें।
3. एक वैकल्पिक विश्वास जांच जोड़ें। सप्ताह में एक बार स्केल स्लाइड जोड़ें: "क्या आप आश्वस्त हैं कि हम इस स्प्रिंट के लक्ष्य को पूरा करेंगे?" (1 – 5) । एक गिरती औसत एक प्रारंभिक चेतावनी है कि बोर्ड अकेले नहीं दिखाएगा।
4. पार्किंग स्थल के लिए Q&A स्लाइड को खुला रखें। लोग स्टैंड-अप के बाद उन विषयों को छोड़ सकते हैं जिन पर वे चर्चा करना चाहते हैं, और प्रवाह को बाधित किए बिना दूसरों को वोट दे सकते हैं।
5. आप जहां भी हैं वहां से उपस्थित हैं। दूरस्थ या हाइब्रिड टीमों के लिए, अपनी वीडियो कॉल में प्रस्तुति विंडो साझा करें। अगर आप टीमों के अंदर स्टैंड-अप चलाते हैं, माइक्रोसॉफ्ट टीम एकीकरण सब कुछ एक जगह रखता है।

स्टैंड-अप को कम करने का सबसे तेज़ तरीका तेजी से बात नहीं करना है। बारी-बारी से काम करना बंद करो: एक बार में हर किसी से ब्लॉक करने वालों को इकट्ठा करें, फिर उन कुछ चीजों पर अपना बचा हुआ समय खर्च करें जिन्हें बातचीत की आवश्यकता होती है।

रिमोट और हाइब्रिड स्टैंडअप

वितरित टीमों को स्टैंड-अप दर्द सबसे अधिक महसूस होता है। वीडियो पर, राउंड-रोबिन और भी धीमा होता हैः लोग देर तक चुप रहते हैं, एक दूसरे से बात करते हैं, या किसी ऐसे व्यक्ति को सौंप देते हैं जो कीबोर्ड से दूर है। कुछ बदलावों से मदद मिलती हैः

• कैमरे वैकल्पिक हैं, जवाब अनिवार्य हैं। हर किसी से एक त्वरित सर्वेक्षण प्रतिक्रिया आपको एक ग्रिड में आठ से अधिक चेहरे बताती है।
• हर दिन एक ही जोड़ कोड का उपयोग करें। इसे टीम चैनल में चिपकाएं तो जुड़ने में दो सेकंड लगते हैं।
• अग्रिम में असिंक्रोनस अपडेट लिखें। यदि लोग विस्तृत प्रगति साझा करना चाहते हैं, तो बैठक से पहले चैट में एक संक्षिप्त लिखित अपडेट ब्लॉक करने वालों के लिए लाइव समय को मुक्त करता है।
• समय क्षेत्र का सम्मान करें। यदि सभी के लिए कोई समय काम नहीं करता है, तो असिनक्रोनस तरीके से मतदान करें और जो भी ओवरलैप करता है उसके लिए लाइव भाग रखें।

आम गलतियों से बचना चाहिए

• प्रबंधक को हर अपडेट चलाने देना। साप्ताहिक रूप से संचालक को घुमाएं। यह स्वामित्व को फैलाता है और बैठक को एक व्यक्ति को रिपोर्ट में बदलने से रोकता है।
• जब "कुछ नहीं हो रहा है" तब स्टैंड-अप छोड़ना। शांत दिन हैं जब छिपे हुए अवरोधक बढ़ते हैं। केवल सर्वेक्षण के साथ दो मिनट का संस्करण अभी भी इसके लायक है।
• जब तक यह एक योजना बैठक नहीं बन जाती तब तक विषयों को जोड़ना। यदि आपको अधिक समय की आवश्यकता रहती है, तो टीम को एक अलग साप्ताहिक सत्र की आवश्यकता होती है, लंबे समय तक खड़े होने की नहीं।
• कभी पीछे नहीं देखा। एक बार स्प्रिंट में, जांचेंः क्या स्टैंड-अप में उठाए गए ब्लॉकर पहले की तुलना में तेजी से हल हो जाते हैं? यदि नहीं, तो श्रेणियों या अनुवर्ती चरण को समायोजित करें।

एक स्वस्थ बैठक संस्कृति के हिस्से के रूप में स्टैंड-अप

एक अच्छा स्टैंड-अप एक बड़ी तस्वीर का एक टुकड़ा है। यदि आपकी टीम की अन्य बैठकें भी देरी करती हैं, तो वही विचार आगे बढ़ते हैंः प्रत्येक बैठक को एक स्पष्ट उद्देश्य दें, बारी-बारी से जवाब देने के बजाय सभी को एक बार में जवाब दें, और एक निर्णय और एक मालिक के साथ समाप्त करें। हम इस व्यापक दृष्टिकोण को कवर करते हैं कैसे बैठकों को चलाने के लिए लोग डर नहीं है.

छोटे से शुरू करें। कल, अपनी वर्तमान स्थिति को बनाए रखें लेकिन शुरुआत में एक एकल ब्लॉकर सर्वेक्षण और 15 मिनट में एक कठिन स्टॉप जोड़ें। अधिकांश टीमों को एक सप्ताह के भीतर अंतर दिखाई देता हैः कम बैठकें, अधिक ईमानदार उत्तर, और ब्लॉकर जो स्प्रिंट के अंत के बजाय उसी दिन साफ हो जाते हैं। आप अधिक व्यावहारिक बैठक और सुविधा गाइड पर मिल जाएगा EngageSlide ब्लॉग.

कवर फोटोः "होप स्क्रम hàng ngày" द्वारा Nghungdo, via विकिमीडिया कॉमन्स, के तहत लाइसेंस प्राप्त CC BY-SA 4.0.