De meeste teams houden retrospectieven. Veel minder kunnen één ding noemen dat veranderd is vanwege één. Het patroon is bekend: dezelfde klachten verschijnen sprint na sprint, de lijst met actieartikelen groeit, en het retro verandert langzaam in een ritueel waar mensen doorheen zitten in plaats van een vergadering die het werk verbetert. Deze gids gaat over het andere soort team retrospectief, die echte verandering drijft. Je krijgt een vijffasige structuur, de faciliteitsgewoonten die het eerlijk houden, en een eenvoudig systeem om ervoor te zorgen dat actie items daadwerkelijk worden gedaan.
Waarom de meeste retrospectieven niets veranderen
De Beginselen van het Agile Manifesto Vraag de teams om regelmatig te reflecteren over hoe ze effectiever kunnen worden en vervolgens hun gedrag aan te passen. Het reflecterende deel is makkelijk. Het aanpassingsdeel is wanneer retros mislukt, meestal om één van vier redenen:
- De luidste stemmen stellen de agenda vast. Twee of drie mensen praten, iedereen knikt, en de echte kwesties blijven niet gezegd.
- Te veel onderwerpen, geen prioriteiten. Het team bespreekt vijf minuten elk twaalf dingen en regelt er geen van.
- Actieartikelen zonder eigenaren. ⁇ We moeten code reviews verbeteren ⁇ is een wens, geen actie.
- Geen follow-up. Niemand controleert de acties van de laatste sprint, dus het team leert rustig dat retro beloften niet belangrijk zijn.
Elke stap hieronder is ontworpen om een van deze problemen op te lossen.
De vijf fasen van een retro die werkt
A. Afstand Retro glijbaan In EngageSlide wordt de hele retrospectief op één glijbaan uitgeoefend met stappen voor stappen: Eerste richtlijn, idee-opwekking, groepering, stemming en actie. Je controleert het tempo vanaf het grote scherm en de telefoon van elke deelnemer volgt, of het team zich in één kamer bevindt of verspreid over tijdzones.
1. Eerste richtlijn: zorgen voor een veilige toon (2 minuten)
Open door hardop de Eerste richtlijn te lezen: de herinnering dat iedereen het beste werk deed met wat hij op dat moment wist. Het klinkt als een formaliteit, maar het herstructureert de vergadering van schuld naar leren. Teams met hoge psychologische veiligheid De Commissie is van mening dat de Commissie de nodige maatregelen moet nemen om de uitbreiding van de interne markt te bevorderen.
Als uw team nieuw is in eerlijke feedback, of er spanning is na een harde sprint, schakel dan op Anonieme modus. Names verdwijnen van elke brief op het grote scherm en op de telefoons, wat het veel gemakkelijker maakt om te schrijven ⁇ eisen die midden in de sprint blijven veranderen ⁇ over je eigen manager. Voor meer hierover, zie hoe je eerlijke reacties kunt verzamelen tijdens de vergaderingen.
2. Idea Generatie: iedereen schrijft, niemand spreekt (5 – 7 minuten)
Dit is de enige oplossing voor het probleem van de luidste stemmen. In plaats van een open discussie, schrijven iedereen op hetzelfde moment aantekeningen op zijn eigen telefoon. Elke persoon kiest een kolom tabblad, typeert een nota en drukt op Enter. Ze kunnen zoveel toevoegen als ze willen, en de aantekeningen verschijnen live in de kolommen op het grote scherm.
Stil schrijven geeft stilere teamleden dezelfde tijd als de meest zelfverzekerde en voorkomt dat vroege opmerkingen het denken van anderen verankeren.
3. Groepen: 20 noten in 5 thema's maken (3 – 5 minuten)
Als facilitator doe je het bord schoonmaken terwijl het team kijkt. Trek een nota naar een andere kolom als het op de verkeerde plaats is geland, of kies twee of meer vergelijkbare notities en druk op Groep geselecteerd om ze te stapelen onder één kaart met een getal. ⁇ Stand-ups lopen te lang ⁇ en ⁇ te veel statusbijeenkomsten ⁇ zijn eigenlijk één thema over vergaderbelasting.
Groepen is waar een retro begint patronen te tonen. Een thema met vijf noten achter zich is een sterker signaal dan vijf afzonderlijke klachten.
4. Stem: laat het team kiezen wat telt (2 – 3 minuten)
Met deze stap wordt het probleem met te veel onderwerpen opgelost. Elk persoon krijgt een vast aantal stemmen (bij verstek drie, afgestemd van één tot tien). Maxime stemmen per persoon) en kan per nota maximaal één stem geven. Als je nogmaals op een brief tikt, krijg je de stem terug, zodat mensen hun mening kunnen veranderen totdat je verder gaat.
Bij het afsluiten van de stemming wordt elke kolom gesorteerd op basis van stemmen. Je agenda voor de rest van de vergadering wordt nu bepaald door het team, niet door wie het eerst sprak.
5. Acties: bespreken van de belangrijkste notities en toewijzen van eigenaars (15 – 20 minuten)
Werk de lijst af van de meest gestemde brief. Stel voor elk van hen drie vragen: wat er werkelijk gebeurt, wat kunnen we proberen en wie zal het bezitten. Merk elke nota als: Besproken wanneer u klaar bent; de balk aan de onderkant toont de vooruitgang, zoals 4/12 Besproken, die u helpt om tijd te houden.
Typ vervolgens de actie in het paneel Actieartikelen met een Eigenaar. Elke deelnemer ziet de overeengekomen acties en eigenaars op hun telefoon, dus er is geen dubbelzinnigheid over wat beslist is.
Hoe te schrijven actie items die daadwerkelijk gebeuren
Een actieitem is de enige output van een retro die telt. Goede mensen hebben vier eigenschappen:
- Eén eigenaar, niet het team. De eigenaar hoeft niet al het werk te doen, maar hij is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat het gebeurt.
- Klein genoeg voor één sprint. ⁇ Fix onze testen cultuur ⁇ zal voor altijd rollen. ⁇ Een 15-minuten bug triage slot toevoegen aan de stand-up van maandag ⁇ kan deze week worden gedaan.
- Specifiek en zichtbaar. Als iemand buiten het team het zou lezen, zouden ze weten wat er verandert?
- Weinig in getal. Twee of drie acties per retro is genoeg. Teams die zich tot acht verplichten, maken meestal geen af.
Een retrospectief leidt tot echte verandering wanneer het eindigt met twee of drie kleine, eigen acties, en de volgende retro begint door te controleren of ze gebeurd zijn.
Sluit de lus: start elke retro met de laatste sprint-acties
Dit is de gewoonte die teams die verbeteren scheidt van teams die zich net ontmoeten. Voordat je Idea Generation opent, bekijk de vorige acties. In EngageSlide is dit ingebouwd: wanneer je dezelfde dia opnieuw gebruikt, klik op Dit resultaat is duidelijk. om de oude notities en stemmen te verwijderen, en de vorige actie items blijven in het actie items paneel totdat je ze verwijdert. Tick degenen die klaar zijn, bespreken degenen die niet zijn, en verwijder ze met × eenmaal geregeld.
Als een actie tweemaal is omgedraaid, moet je dat beschouwen als een signaal: het is te groot, de eigenaar heeft geen tijd, of het team wil het niet echt. Zeg dat openlijk en besluit of je het moet verkrimpen of laten vallen.
Houd het formaat fris
Elke twee weken dezelfde drie columns doorvoeren wordt verouderd. Verwissel de Template af en toe om de vragen te veranderen waar mensen over nadenken:
- Bij standaard (Went Well / To Improve / Action Items) voor een snelle, klassieke sprint retro.
- 4L's (Gewild / geleerd / ontbrak / verlangd naar) na een project, een vrijlating of een opleiding.
- Meersterren (Keep Doing / Less Of / More Of / Stop Doing / Start Doing) wanneer het team fijnere veranderingen wil.
- Aanpassing kolom voor formaten zoals Start / Stop / Continue, Mad / Sad / Glad, of een zeilboot retro met Wind, Anchors, Rocks en Island. Je kunt twee tot zes kolommen hebben, elk met zijn eigen kleur.
Aanbevelingen voor het faciliteren van in-kamer- en remote-teams
- Tijddoos in elke fase. Het merendeel van de vergadering dient te gaan naar besprekingen en actiepunten, niet naar het schrijven van aantekeningen.
- Vergemakkelijken, niet domineren. Als u het team leidt, overweeg dan de rol van facilitator te roteren zodat het retro geen statusbeoordeling wordt met de baas.
- Gebruik één scherm voor iedereen. Hybride teams moeten allemaal op hun eigen apparaten schrijven, zelfs mensen in de kamer, zodat afgelegen collega's geen tweede klas deelnemers zijn.
- Bescherm de tijd. Een 45 – 60 minuten retro elke sprint slaat een drie uur grote retro een keer per kwartaal.
- Beëindigen van energie. Vergeet door elke persoon te vragen voor een reactie van één woord of een snelle enquête over hoe nuttig het retro voelde, en gebruik de antwoorden om de volgende te verbeteren.
Als uw stand-ups blijven verschijnen als een ⁇ To Improve ⁇ nota, kunt u ook hoe de stand-upbijeenkomsten kort en nuttig te houden. Voor de volledige verwijzing naar de installatie, zie de Afstand Retro hulp artikel, en andere manieren te verkennen om betere vergaderingen met de EngageSlide interactieve presentatietool.