Заседания: как держать их короткими и полезными

Заседания должны быть самыми короткими в день. На практике многие команды заканчиваются 30-минутным "стойком", где все сидят, читают вчерашние задачи и ждут своей очереди, пока половина комнаты проверяет Слэк. Идея хороша: краткая ежедневная синхронизация, которая рано выявляет проблемы. В большинстве случаев ошибается формат, а не команда. В этом руководстве показано, как удерживать встречи короткие и полезные, с повесткой дня минута за минутой, тремя привычками, которые заставляют их длиться, и простым способом собрать блокировщиков от всех одновременно с помощью EngageSlide .

На что на самом деле стоит собрание

А . Заседание Это короткий, ежедневный, хронологический синхрон. Первоначально люди стояли так, чтобы никто не чувствовал себя достаточно комфортно, чтобы бродить. В Scrum он называется ежедневным Scrum, и официальный руководство по Scrum ограничивает его на 15 минут и описывает его целью как проверку прогресса в достижении цели спринта и адаптацию плана на следующий день.

Обратите внимание на то, что отсутствует в этом определении: отчетность о состоянии у менеджера. Стэнд-ап - это для людей, которые выполняют работу, чтобы координировать друг с другом. Если собрание существует в основном так, чтобы лидер мог услышать обновления, это будет приводить к ритуалу отчетности, и ритуалы отчетности всегда длится долго. Полезный подъем отвечает на три вопроса для команды в целом:

• Мы по-прежнему на пути к цели? Не "что сделал каждый человек", а то, ближе ли команда к завершению того, что имеет значение.
• Что заблокировано или в опасности? Один из самых ценных выпусков встречи.
• Кому нужно поговорить с кем после этого? Стэнд-ап начинает разговоры; он не принимает их.

Почему стоянки дрейфуют через 15 минут

Если ваши ежедневные встречи регулярно длится от 25 до 30 минут, причина, как правило, в одной из трех привычек.

1. Доклад о состоянии круглого тура

"Вчера я сделал X, сегодня я сделаю Y, без блокировки". Повторяется восемь раз, это занимает десять минут и говорит людям почти ничего, что они не могли бы прочитать на доске. Хуже того, все перестают слушать, как только говорят, и все, кто еще не говорит, заняты репетицией.

2. Решение проблем на совещании

Кто-то упоминает об ошибке, два инженера начинают дебгурировать его громко, и шесть человек смотрят. Обсуждение важно, но большая часть комнаты не должна быть там для этого.

3. Блокаторы, которые никогда не говорят громко

Этот тонкий. Люди говорят "нет блокировщиков", потому что признание того, что ты застрял перед всей командой, кажется неловким, или потому что блокировщик "ожидает на другую команду" и, кажется, не стоит упоминать. Встреча кажется быстрой, но она не полезна. Проблема появилась спустя три дня как пропущенный срок.

Все трое возвращаются к одному и тому же: встреча продолжается люди, которые по очереди разговаривают, так что он медленный и не очень честный. Измени это, и большинство проблем исчезнут.

Пятнадцатиминутная повестка дня, которая работает

Вот структура, которую вы можете использовать завтра. Он заменяет круглый стол прогулкой, и собирает блокировщиков от всех сразу перед началом обсуждения.

Минут 0 – 1: проверка цели

Помощник читает вслух спирт или еженедельную цель в одном предложении. Это закрепляет каждое последующее обновление. Если обновление не связано с целью, оно, вероятно, принадлежит где-то еще.

Пункт 1 – 3: Блокерский опрос

Вместо того, чтобы спросить "какие-нибудь блокировки?" и замолчать, на экране выложите быстрый опрос: "Сегодня что-нибудь мешает?" Каждый отвечает в одно и то же время на свой телефон, поэтому команде из десяти человек требуется не больше, чем команде из трех. Используйте категории, соответствующие вашему реальной трению, например:

• Нет, все в порядке.
• Ждём пересмотра кода
• Ждём другой команды
• Неясные требования
• Проблема инструментов или окружающей среды

Потому что никто не должен поднимать руку перед группой, вы получаете более правдивую картину. Три человека, которые спокойно выбирают "ожидая пересмотра кода" - это модель, которую вы, вероятно, пропустите при обычном круговороте.

Минута 3 – 10: Прогуляйтесь по доске, справа налево

Вместо того, чтобы ходить по одному, отправляйтесь по одному, начиная с колонки, которая ближе к "сделано". Спросите: что потребуется, чтобы закончить это? Затем перейдите влево к пунктам, которые рассматриваются, а затем в процессе. Закончить работу лучше, чем начать работу, а ходить направо-налево помогает завершить разговор. Люди говорят, когда приходит их предмет, не потому, что это их очередь.

10 минут – 13: Владельцы для каждого блокера

Возвращайтесь к результатам опросов. Каждый блокировщик получает две вещи: человек, который владеет его разблокированием, и время ("Прия и Сэм на обзоре сразу после этого"). Не решайте блокировку здесь. Назови следующее и перейди дальше.

Минута 13 – 15: Парковка и закрытие

Все, что вызвало более длительную дискуссию, входит в список парковочных участков. Люди, которым нужно остаться, остаются. Все остальные уходят вовремя. Своевременное завершение каждого дня имеет большее значение, чем любой пункт повестки дня, потому что это учит команду встрече можно доверять.

Как запустить его в EngageSlide

Тебе не нужна большая настройка. Стоящая палуба в EngageSlide инструмент интерактивной презентации может быть два или три слайда, которые вы повторно используете каждый день.

1. Создайте презентацию "Ежедневный подъем". Добавьте слайд Poll со своими категориями блокеров. Выключите сбор имен, если вы хотите, чтобы ответы были анонимными; для небольшой, доверчивой команды, сохранение имен ускоряет отслеживание.
2. Повторное использование палубы и восстановление результатов каждый день. Используйте "Перезагрузить результаты этой презентации" перед каждым выступлением, чтобы ответы вчера не смешивались с сегодняшними, и код соединения оставался знакомым. Члены команды присоединяются со своих телефонов, сканируя QR code или вводя код один раз.
3. Добавьте дополнительную проверку доверия. Один раз в неделю добавляйте слайд "Скаль": "Насколько вы уверены, что мы достигнем цели этого спринта?" (1 – 5). Падающий средний показатель - это раннее предупреждение, которое сам совет не покажет.
4. Держи слайд Q&A открытым для парковки. Люди могут оставить темы, которые они хотят обсудить после выступления, и проголосовать за других, не препятствуя потоку.
5. Присутствуйте, где бы вы ни были. Для удаленных или гибридных команд делитесь окном презентации в видеозвоне. Если вы проведете стоянки внутри команд, Интеграция Microsoft Teams держит все на одном месте.

Самый быстрый способ сократить стоянку - не говорить быстрее. Перестаньте меняться: собрать блокировщиков от всех сразу, а затем потратьте время, которое вы сэкономили, на несколько вещей, которые требуют разговора.

Дистанционные и гибридные стоянки

Распределенные команды чувствуют боль в стоянке больше всего. На видео роунд-робин происходит еще медленнее: люди задерживают молчание, разговаривают друг с другом или передают кому-то, кто находится вдали от клавиатуры. Некоторые изменения помогают:

• Камеры необязательны, ответы обязательные. Быстрый опрос от всех говорит о более чем восьми лицах в сети.
• Используйте один и тот же код каждый день. Вставьте его в командный канал, так что присоединение займет две секунды.
• Заранее запишите асинхронизационные обновления. Если люди хотят поделиться подробным прогрессом, короткое письменное обновление в чате до встречи освобождает время для блокировщиков.
• Уважайте часовые пояса. Если время не работает для всех, проведите опрос асинхронно и оставьте живую часть для тех, кто пересекается.

Обычные ошибки, которые следует избегать

• Пусть менеджер запускает каждое обновление. Переключите посредника еженедельно. Это распространяет собственность и мешает собранию превращаться в отчет одному человеку.
• Выскакиваясь, когда "ничего не происходит". В тихие дни растут скрытые блокировки. Двухминутная версия с только опросом все равно стоит того.
• Добавляя темы до тех пор, пока не станет совещанием по планированию. Если вам нужно больше времени, команда нуждается в отдельной еженедельной сессии, а не в более длительном подъеме.
• Никогда не оглядываясь назад. Однажды в спринте, проверьте: решены ли блокировки, поднятые в стоянке, быстрее, чем раньше? Если нет, скорректируйте категории или следующий шаг.

Стэнд-апы в рамках здоровой культуры встреч

Хорошая постановка - это часть большей картины. Если другие встречи вашей команды тоже затягиваются, то те же идеи проводятся: дайте каждому совещанию четкую цель, пусть каждый ответит сразу, а не по очереди, и закончится решением и владельцем. Мы освещаем этот более широкий подход в как проводить встречи люди не боятся.

Начинай с малого. Завтра сохраните свою текущую позицию, но добавьте один опрос с блокером в начале и жесткую остановку в 15 минут. Большинство команд замечают разницу в течение недели: более короткие встречи, более честные ответы и блокировки, которые устраняются в тот же день, а не в конце спринта. Вы найдете более практические совещания и руководства по упрощению Блог EngageSlide.

Фото на обложке: "Họp Scrum hàng ngày" от Nghungdo, via Викимедиа-коммуны, лицензированный в CC BY-SA 4.0.