Att driva en workshop med en stor publik är aldrig lätt.
Att hålla alla engagerade är en utmaning, men att hantera frågor från hundratals deltagare kan vara ännu svårare. Om du någonsin har varit värd för ett seminarium eller en träningssession med mer än 100 personer, känner du förmodligen väl till situationen: bara några få personer nära mikrofonen får ställa frågor, medan resten av publiken håller tyst.
Förra månaden deltog jag i en Workshop om strategi för digital marknadsföring i Hanoi med mer än 300 deltagare. Det som gjorde evenemanget intressant var inte bara innehållet i — utan också hur tränaren hanterade Q&A-sessionen.
I stället för att använda den traditionella "höj din hand"-metoden använde tränaren Q&A-slidefunktion från EngageSlide.
Resultatet var en av de mest interaktiva Q&A-sessioner jag har sett vid ett stort evenemang.
Problemet med traditionella Q&A-sessioner
De flesta workshops slutar med en Q&A-session, men i verkligheten fungerar dessa sessioner ofta inte särskilt bra.
Vanliga problem är bland annat:
Bara ett fåtal får chansen att ställa frågor.
Många deltagare känner sig blyga att tala inför en publik
Vissa frågor tar för lång tid att förklara.
Publiken på baksidan får sällan chansen att delta.
Tränaren för verkstaden, Minh Hoang, har genomfört företagsutbildningar i mer än 10 år. Enligt honom var hantering av frågor en av de svåraste delarna av stora händelser.
Han förklarade:
⁇ Vanligtvis hade jag bara tid att svara på fem eller sex frågor. Men jag visste att många fortfarande hade saker de ville fråga. ⁇
Det var därför han började experimentera med Interaktivt presentationsverktyg, och slutligen godkänd EngageSlide: s live Q&A-funktion.
Hur EngageSlide Q&A fungerar
När workshopen nådde diskussionssektionen bytte utbildaren till en Q&A-slip.
En QR code dök upp på skärmen tillsammans med en kort länk.
Deltagarna behövde helt enkelt:
Skanna QR code med deras telefon.
Skriv in deras fråga
Skicka in den till mötet.
Inom några sekunder började frågor dyka upp på presentationsskärmen.
Det som gjorde det ännu mer intressant var röstningssystem.
Alla i publiken kunde rösta på de frågor som de tyckte var mest relevanta. Frågorna med högsta röster flyttas automatiskt till toppen av listan.
Istället för att slumpmässigt välja frågor, kunde tränaren omedelbart se vad publiken brydde sig mest om.
Rummet blev mycket mer interaktivt
Inom de första minuterna dök dussintals frågor upp på skärmen.
Några av dem inkluderade:
⁇ Kommer AI att helt ersätta SEO de närmaste åren? ⁇
⁇ Vilken marknadsföringskanal bör småföretagen börja med? ⁇
⁇ Vad är den minsta budget som krävs för att testa en ny produkt på nätet? ⁇
När rösterna ökade, flyttade de mest populära frågorna snabbt till toppen.
Tränaren svarade helt enkelt: Högsta röstfrågor först.
En deltagare som satt bredvid mig sa:
⁇ Normalt ställer jag aldrig frågor vid evenemang eftersom jag inte gillar att prata i en mikrofon. Men det gör det väldigt lätt. ⁇
Och det verkade vara den viktigaste skillnaden.
Istället för att bara några få talade, Hundratals personer deltog samtidigt..
Tränare kan lätt mäta frågor
En annan användbar aspekt av EngageSlide är att tränaren har tillgång till en Moderationsdashboard.
Därifrån kan presentatören:
Fråga som just nu besvaras
Dölja olämpliga frågor
Markera frågorna som besvaras
Sortera frågor efter röster
Detta gör hela Q&A-sessionen mycket lättare att kontrollera.
Det är inte nödvändigt att skicka mikrofoner runt i rummet, och tränaren behöver inte lägga tid på att bestämma vilken fråga han ska välja.
Allt är redan automatiskt organiserat.
Hög engagemang även med 300 personer
Stora evenemang kämpar ofta med publikens deltagande. Ju större publiken, desto svårare blir det att hålla folk engagerade.
Men under workshopen var antalet engagemang imponerande.
Vid sessionens slut:
Mer än 240 deltagare ställde frågor
Nästan. 1000 röster registrerades.
Över. 50 frågor diskuterades.
I stället för en passiv föreläsning kändes verkstaden mer som en gruppdiskussion.
Tränaren nämnde senare:
⁇ Vad jag gillar mest är att jag omedelbart kan se vad folk är nyfikna på. ⁇
För tränare är den typen av feedback oerhört värdefull.
Deltagarna känner sig mer bekväma att ställa frågor
En av de största hindren i de traditionella Q&A-sessionerna är förtroende.
Många tvekar att tala inför en stor publik, även om de har en bra fråga.
Med EngageSlide blir det mycket lättare att ställa frågor eftersom:
deltagarna kan lämna in frågor anonymt
Ingen mikrofon behövs
Alla kan delta samtidigt.
Detta eliminerar det sociala trycket som ofta hindrar människor från att tala.
Som ett resultat tenderar frågorna att vara mer ärlig och mer mångsidig.
Q&A blir en central del av evenemanget
I många presentationer är Q&A bara ett litet avsnitt i slutet av föreläsningen.
Men när tränare använder verktyg som EngageSlide , kan Q&A-sessionen bli En av de mest värdefulla delarna av hela evenemanget..
Vissa tränare väljer till och med att:
hålla Q&A öppen under hela presentationen
besvara frågor mellan sektioner
använda publikens röster för att leda diskussionen
Det här skapar mycket mer interaktiva inlärningsmiljöer.
I stället för en ensidig föreläsning blir sessionen en Tvåvägssamtal mellan tränaren och publiken.
Lämplig för många typer av händelser
Även om denna workshop var inriktad på marknadsföringsutbildning kan samma strategi fungera för många andra typer av evenemang.
Till exempel:
universitetsföreläsningar
Utbildningsmöten för företag
Konferenser
Webinars
demonstrationsdagar
Paneldiskussioner
Alla evenemang där publiken kan ha frågor kan dra nytta av en strukturerat levande Q&A-system.
Det enda som krävs är en interaktiv bildskärm.
Tränarens favoritdel
Efter workshopen frågade jag Minh Hoang en enkel fråga.
⁇ Om du skulle gå tillbaka till det traditionella Q&A-format, skulle du göra det? ⁇
Han skrattade.
Ärligt talat, förmodligen inte. När du ser hundratals människor ställa frågor samtidigt, är det svårt att gå tillbaka.
Och det förklarar perfekt varför fler tränare och arrangörer börjar använda Interaktivt presentationsverktyg som EngageSlide.
Utgångspunkt
Att hantera frågor från en stor publik har alltid varit en utmaning för tränare och arrangörer av evenemang.
Men med verktyg som EngageSlide ⁇ s Q&A-bilder, kan presentatörer:
samla in frågor från hundratals deltagare
identifiera de viktigaste ämnena genom omröstning
Medelmåttiga diskussioner lätt
skapa en mer engagerande upplevelse för publiken
I stället för en passiv presentation blir sessionen en dynamisk konversation.
Och ibland kommer de bästa insikterna under ett evenemang inte från talaren — utan från publiken själva.