Att köra en workshop med en stor publik är aldrig lätt.
Att hålla alla engagerade är en utmaning, men att hantera frågor från hundratals deltagare kan vara ännu svårare. Om du någonsin har varit värd för ett seminarium eller träningspass med mer än 100 personer vet du förmodligen situationen bra: bara några personer nära mikrofonen får ställa frågor, medan resten av publiken är tyst.
Förra månaden deltog jag i en Digital Marketing Strategy workshop i Hanoi med mer än 300 deltagare. Det som gjorde händelsen intressant var inte bara innehållet - det var så tränaren hanterade Q & A-sessionen.
Istället för att använda den traditionella "höja din hand" -metoden använde tränaren den Q & A-bildfunktion från EngageSlide.
Resultatet var en av de mest interaktiva Q&A-sessionerna jag sett i en stor händelse.
Problemet med traditionella Q & A-sessioner
De flesta workshops slutar med en Q & A-session, men i verkligheten fungerar dessa sessioner ofta inte bra.
Vanliga problem inkluderar:
Endast några få får chansen att ställa frågor
Många deltagare känner sig blyga inför en folkmassa
Vissa frågor tar för lång tid att förklara
Publiken på baksidan får sällan en chans att delta
Tränaren för verkstaden, Minh Hoang, har drivit företagsutbildningar i mer än 10 år. Enligt honom var hanteringen av frågor en av de svåraste delarna av stora händelser.
Han förklarade:
– Vanligtvis hade jag bara tid att svara på fem eller sex frågor. Men jag visste att många fortfarande hade saker de ville fråga. ”
Därför började han experimentera med interaktiva presentationsverktygoch så småningom antogs EngageSlides live Q&A-funktion.
Hur EngageSlide Q&A fungerar
När workshopen nådde diskussionssektionen bytte tränaren till en Q&A Slide.
En QR-kod dök upp på skärmen tillsammans med en kort länk.
Deltagarna behövde helt enkelt:
Skanna QR-koden med deras telefon
Skriv deras fråga
Skicka det till sessionen
Inom några sekunder började frågor dyka upp på presentationsskärmen.
Vad gjorde det ännu mer intressant var röstsystem.
Alla i publiken kan rösta på de frågor de hittade mest relevanta. Frågorna med de högsta rösterna flyttade automatiskt till toppen av listan.
Istället för slumpmässigt plockande frågor kunde tränaren omedelbart se vad publiken brydde sig om mest.
Rummet blev mycket mer interaktivt
Inom de första minuterna dök dussintals frågor på skärmen.
Några av dem ingår:
Kommer AI att ersätta SEO under de närmaste åren? ”
Vilken marknadsföringskanal bör småföretag börja med? ”
Vad är den minsta budget som behövs för att testa en ny produkt online? ”
När rösterna ökade flyttade de mest populära frågorna snabbt till toppen.
Tränaren svarade helt enkelt på högsta röstade frågor först.
En deltagare som sitter nära mig sa:
Normalt ställer jag aldrig frågor på händelser eftersom jag inte gillar att prata i en mikrofon. Men det gör det väldigt enkelt. ”
Och det verkade vara den viktigaste skillnaden.
Istället för bara några personer som talar, hundratals människor deltog samtidigt.
Tränare kan ändra frågor enkelt
En annan användbar aspekt av EngageSlide är att tränaren har tillgång till en moderation dashboard.
Därifrån kan presentatören:
Belysa frågan som för närvarande besvaras
Dölj olämpliga frågor
Markera frågor som besvarats
Sortera frågor genom röster
Detta gör hela Q & A-sessionen mycket lättare att kontrollera.
Det finns ingen anledning att passera mikrofoner runt rummet, och tränaren behöver inte spendera tid på att bestämma vilken fråga du ska välja.
Allt är redan organiserat automatiskt.
Högt engagemang även med 300 personer
Stora händelser kämpar ofta med publikens deltagande. Ju större publiken, desto svårare blir det att hålla människor engagerade.
Men under denna workshop var engagemangsnumren imponerande.
Vid slutet av sessionen:
Mer än 240 deltagare lämnade frågor
Nästan 1000 röster registrerades
Över 50 frågor diskuterades
Istället för en passiv föreläsning kände workshopen mer som en gruppdiskussion.
Tränaren nämnde efteråt:
Vad jag gillar mest är att jag omedelbart kan se vad folk är nyfikna på. ”
För tränare är den typen av feedback extremt värdefull.
Deltagarna känner sig mer bekväma med att ställa frågor
En av de största hindren i traditionella Q & A-sessioner är förtroende.
Många tvekar att tala inför en stor publik, även om de har en bra fråga.
Med EngageSlide blir frågor mycket enklare eftersom:
deltagarna kan lämna frågor anonymt
ingen mikrofon krävs
alla kan delta samtidigt
Detta tar bort det sociala trycket som ofta hindrar människor från att tala.
Som ett resultat tenderar frågorna att vara mer ärlig och mer varierande.
Q&A blir en central del av evenemanget
I många presentationer är Q & A bara en liten del i slutet av samtalet.
Men när tränare använder verktyg som EngageSlide kan Q&A-sessionen bli en av de mest värdefulla delarna av hela evenemanget.
Vissa tränare väljer till och med:
håll Q&A öppet under hela presentationen
svara på frågor mellan sektioner
använd publikens röster för att styra diskussionen
Detta skapar mycket mer interaktiv inlärningsmiljö.
Istället för en enkelriktad föreläsning blir sessionen en tvåvägskonversation mellan tränaren och publiken.
Lämplig för många typer av händelser
Även om denna workshop var inriktad på marknadsföringsutbildning, kan samma tillvägagångssätt fungera för många andra typer av evenemang.
Till exempel:
universitetsföreläsningar
företagsutbildning sessioner
konferenser
webinars
startup demo dagar
paneldebatt
Varje händelse där publiken kan ha frågor kan dra nytta av en strukturerat live Q&A-system.
Allt som krävs är en interaktiv bild.
Tränarens favoritdel
Efter workshopen frågade jag Minh Hoang en enkel fråga.
Om du var tvungen att gå tillbaka till det traditionella Q & A-formatet, skulle du göra det? ”
Han skrattade.
Ärligt talat, förmodligen inte. När du ser hundratals människor ställa frågor samtidigt är det svårt att gå tillbaka. ”
Och det förklarar helt varför fler tränare och evenemangsarrangörer börjar använda interaktiva presentationsverktyg som EngageSlide.
Slutsats
Att hantera frågor från en stor publik har alltid varit en utmaning för tränare och evenemangsarrangörer.
Men med verktyg som EngageSlides Q&A-bilderpresentatörer kan:
samla frågor från hundratals deltagare
identifiera de viktigaste ämnena genom att rösta
måttliga diskussioner lätt
skapa en mer engagerande upplevelse för publiken
Istället för en passiv presentation blir sessionen en dynamisk konversation.
Och ibland kommer de bästa insikterna under en händelse inte från talaren - utan från publiken själva.