De flesta lag håller retrospektioner. Mycket färre kan nämna en enda sak som förändrades på grund av en. Mönstret är bekant: samma klagomål dyker upp sprint efter sprint, listan över handlingsartiklar växer, och retro förvandlas långsamt till en ritual människor sitter igenom snarare än ett möte som förbättrar hur de arbetar. Den här guiden handlar om den andra typen av lagretrospektiv, den som driver verkliga förändringar. Du får en femfasig struktur, facilitetsvanor som håller det ärligt, och ett enkelt system för att se till att åtgärderna faktiskt görs.
Varför de flesta retrospektioner inte förändrar någonting
Den Principerna i Agile Manifesto Fråga grupperna att med jämna mellanrum reflektera över hur de kan bli mer effektiva och sedan anpassa och justera sitt beteende. Den reflekterande delen är lätt. Den justerande delen är när retros misslyckas, vanligtvis av en av fyra anledningar:
- De högsta rösterna bestämde agendan. Två eller tre människor pratar, alla andra knikar, och de verkliga frågorna förblir okänt.
- För många ämnen, inga prioriteringar. Teamet diskuterar tolv saker i fem minuter vardera och fixar ingen av dem.
- Aktionsartiklar utan ägare. ⁇ Vi bör förbättra kodrecensioner ⁇ är en önskan, inte en åtgärd.
- Ingen uppföljning. Ingen kontrollerar de senaste sprinten, så laget lär sig tyst att retro löften inte spelar någon roll.
Varje steg nedan är utformad för att lösa ett av dessa problem.
De fem faserna i en retro som fungerar
A. Remote Retro-slide I EngageSlide genomförs hela retrospektivet på en skiva, ledd steg för steg: första direktiv, idégenerering, gruppering, röst och åtgärder. Du kontrollerar hastigheten från den stora skärmen och varje deltagares telefon följer med, oavsett om laget är i ett rum eller spridda över tidszoner.
1. Första direktiv: sätta en säker ton (2 minuter)
Öppna genom att läsa första direktivet högt: påminnelsen om att alla gjorde det bästa de kunde med det de visste då. Det låter som en formalitet, men det omarbetar mötet från skuld till lärande. Teams med höga Psykisk säkerhet De är mer villiga att erkänna misstag, vilket är exakt det råmaterial som en retro behöver.
Om ditt team är ny på ärlig feedback, eller det finns spänning efter en hård sprint, slå på Anonymt läge. Namn försvinner från varje anteckning på den stora skärmen och på telefonerna, vilket gör det mycket lättare att skriva ⁇ behov som ändras i mitten av sprint ⁇ om din egen chef. För mer om detta, se hur man samlar in ärlig feedback vid mötena.
2. Idégenerering: alla skriver, ingen talar (5 – 7 minuter)
Det här är den största lösningen på problemet med högsta röster. Istället för ett öppet samtal skriver alla anteckningar på sin egen telefon samtidigt. Varje person väljer en kolumn flik, skriver in en anteckning och trycker på Enter. De kan lägga till så många som de vill, och anteckningarna dyker upp i kolumnerna på den stora skärmen.
Tyst skrivande ger tystare lagmedlemmar samma tid som de mest självsäkra, och det hindrar tidiga kommentarer från att förankra alla andra ⁇ s tankar.
3. Gruppering: omvandla 20 anteckningar i fem teman (3 – 5 minuter)
Som facilitator städar du brädan medan laget tittar. Dra en anteckning till en annan kolumn om den landade på fel plats, eller välj två eller flera liknande anteckningar och tryck Väljts grupp att stapla dem under ett kort med en räkning. ⁇ Stand-ups är för långa ⁇ och ⁇ för många statusmöten ⁇ är faktiskt ett tema om mötesbelastningen.
Gruppning är där en retro börjar visa mönster. Ett tema med fem anteckningar bakom sig är en starkare signal än fem separata klagomål.
4. Stämmen: Låt laget välja vad som är viktigt (2 – 3 minuter)
Detta steg löser problemet med för många ämnen. Varje person får ett fast antal röster (tre som standard, justerbar från en till tio under Max röster per person) och kan ge varje anteckning högst en röst. Att trycka på en anteckning igen tar rösten tillbaka, så att folk kan ändra sig tills du går vidare.
När röstningen avslutas sorteras varje kolumn efter röster. Din agenda för resten av mötet bestäms nu av teamet, inte av vem som talade först.
5. Handlingsartiklar: diskutera de viktigaste noterna och tilldela ägarna (15 – 20 minuter)
Resa ner listan från det mest röstade meddelandet. Fråga var och en av dem tre frågor: vad som verkligen händer, vad vi kan prova och vem som kommer att äga det. Markera varje anteckning som Det diskuteras när du är färdig; brickan längst ner visar framsteg, till exempel 4/12 Discussed, som hjälper dig att hålla tid.
Skriv sedan handlingen i panelen Handlingsartiklar med en Ägare. Varje deltagare ser de överenskomna åtgärderna och ägarna på sin telefon, så det finns ingen tvetydighet om vad som beslutats.
Hur man skriver åtgärder som faktiskt händer
En aktionspost är den enda utgången av en retro som spelar roll. De goda har fyra egenskaper:
- En ägare, inte laget. Ägaren behöver inte göra allt arbete, men han ansvarar för att det sker.
- Liten nog för en sprint. ⁇ Fix vår testkultur ⁇ kommer att rulla över för alltid. ⁇ Lägga till en 15-minuters bugg triage slot till måndag ⁇ s standup ⁇ kan göras denna vecka.
- Särskilt och synligt. Om någon utanför laget läste den, skulle de veta vad som förändras?
- Få i antal. Två eller tre aktioner per retro är nog. Teams som förbinder sig till åtta slutar vanligtvis ingen.
En retrospektiv driver verklig förändring när den slutar med två eller tre små, ägda åtgärder, och nästa retro börjar med att kontrollera om de hände.
Stäng löpningen: börja varje retro med sista sprint ⁇ s åtgärder
Det här är vanan som skiljer de lag som förbättrar sig från de som bara möts. Innan du öppnar Idea Generation, se över tidigare åtgärder. I EngageSlide är detta inbyggd: när du återanvänder samma skiva, klicka på Tydligt resultat på den här bilden. för att ta bort de gamla anteckningarna och rösterna, och de tidigare åtgärdselementen stannar i panelen åtgärdselement tills du tar bort dem. Klicka på de som är färdiga, diskutera de som inte är färdiga och ta bort dem med × när de är klara.
Om en åtgärd har rullade två gånger, behandla det som en signal: antingen är den för stor, ägaren saknar tid, eller laget inte verkligen vill ha den. Säg det öppet och bestäm om du ska krympa den eller släppa den.
Håll formatet färskt
Att läsa samma kolumner varannan vecka blir föråldrad. Skicka på Tempel då och då för att ändra frågorna folk tänker på:
- Förebyggande (Went Well / To Improve / Action Items) för ett snabbt, klassiskt retro sprint.
- 4Ls (Gillade / Lärde / saknade / längtade efter) efter ett projekt, en frigivning eller en utbildningskurs.
- Sjöstjärnor (Håll på att göra / mindre / mer / sluta göra / börja göra) när laget vill ha en finare förändring.
- Avsedda Kolumner för format som Start / Stop / Continue, Mad / Sad / Glad, eller en segelbåt retro med Vind, Anker, Rots och Island. Du kan ha två till sex kolumner, var och en med sin egen färg.
Tips för facilitering för in-rum och fjärrteam
- Tidskåp i varje fas. Det mesta av mötet bör gå till diskussion och åtgärder, inte till att skriva anteckningar.
- Förenkla, inte dominera. Om du är teamchefen, överväga att rotera facilitatorrollen så att retro inte blir en statusundersökning med chefen.
- Använd en skärm för alla. Hybridteam borde alla skriva på sina egna enheter, även människor i rummet, så avlägsna kollegor inte är andra klass deltagare.
- Skydda tiden. En 45 – 60 minuters retro varje sprint slår en tre timmars ⁇ big retro ⁇ en gång per kvart.
- Slut på energi. Närmare genom att fråga varje person för en ett ord reaktion eller en snabb undersökning om hur användbart retro känns, och använda svaren för att förbättra nästa.
Om dina stand-ups fortsätter att visas som en ⁇ To Improve ⁇ anteckning, kan du också hur man kan hålla möten korta och användbara. För den fullständiga anpassningsreferensen se Remote Retro hjälpartikel, och utforska andra sätt att genomföra bättre möten med Interaktivt presentationsverktyg för EngageSlide.