الدليل الكامل لإدارة جلسة Q&A مباشرة

معظم جلسات Q&A تفشل في نفس الدققتين ينهي المتحدث السلائد الأخير، ويقول "أي أسئلة؟" والغرفة تصبح هادئة — ليس لأن لا أحد فضولي، ولكن لأن السؤال بصوت عال أمام 40 زميلا هو مكلف اجتماعيا. ثم يطرح أحد كبار السن سؤالاً طويلاً ومريحاً، و تنتهي الساعة، و يغادر الجميع مع الشيء الذي أرادوا معرفته

جلسة Q&A مباشرة هي شكل تقوم بتشغيله، وليس فجوة تتركها في النهاية. هذا الدليل يمر عبر كل شيء — كيفية فتح صف الأسئلة مبكرًا، كيفية طلب ما يجيب عليه، كيفية التعامل مع الصعوبات، وكيفية القيام بكل شيء لم تصل إليه. إذا كنت ترغب في الحصول على المنتج الأقصى بدلاً من ذلك، لدينا بالفعل واحد: Q&A على EngageSlide.

لماذا "أي أسئلة" لا تعمل تقريبا

طرح سؤالاً علناً هو عمل بسيط من التعرض المخاطر أن يبدوا غير مطلعين أو غير موضوعيين أو أنهم لا يستمعون البحث عن السلامة النفسية يستمر في الهبوط على نفس النقطة: الناس يتحدثون عندما تنخفض التكلفة المدرجة للتحدث دون الفائدة المدرجة. الميكروفون الذي يتم نقله على التوالي هو عن أعلى تكلفة يمكنك تصميمها.

إن Q&A الرقمي يقلل من هذه التكلفة بثلاث طرق محددة. يمكن تقديم الأسئلة بشكل مجهول. يمكن كتابتها بينما لا تزال الفكرة طازجة، بدلاً من الاحتفاظ بها لمدة عشرين دقيقة. And upvoting lets people back a question without having to author it — which is why the quiet half of the room finally gets a vote.

الهدف ليس المزيد من الأسئلة إنها الأسئلة الصحيحة، ظهرت في وقت مبكر بما فيه الكفاية حتى لا يزال لديك الوقت للإجابة عليها بشكل صحيح.

إعداد Q&A الخاص بك قبل الجلسة، وليس بعد النقطات

في EngageSlide ، Q&A هو نوع السلائد. إضافة سلائد Q&A إلى سطحك، إعطاءها خطوة في اللغة البسيطة — "اسألنا أي شيء عن خريطة الطريق" ضرب "أسئلة" — والجمهور ينضم من خلال مسح QR code أو إدخال رمز الغرفة في engageslide.com. لا تثبيت تطبيق، لا حساب، لا كليكر.

ضع هذا الشريحة بالقرب من الأمام أظهرها لمدة 30 ثانية قبل البدء هذه الخطوة الوحيدة تغير الديناميكية: المشاركون لديهم الآن مكان يطرحون فيه سؤال في اللحظة التي يأتيهم بها، بدلاً من محاولة احتفاظ ستة منهم في الذاكرة العاملة حتى النهاية.

عرض مقدم العرض أعلاه يظهر ما ستعمل منه: كل سؤال قادم، من سأله (أو "المجهول") ، وعدد الأصوات المرتفعة. هذا العدد هو الجزء الذي يسهل العمل بالنسبة لك

الإعدادات التي تهم

• تقديمات مجهولة أترك الأسماء اختياريّة بالنسبة لمديري البلدية، وإعادة الهيكلة، وتغييرات الأسعار أو أي شيء سياسي، الهوية هي الفرق بين الأسئلة الحقيقية والشرفية.
• التصويت للأعلى على الافتراضي، و يستحق شرح بصوت عال مرة واحدة: "إذا كان شخص ما قد طرح سؤالك بالفعل، صوّت عليه بدلاً من إعادة كتابته".
• معتدلة في الأحداث العامة الكبيرة، راجع الأسئلة قبل أن تظهر على الشاشة. في الاجتماعات الداخلية، العدالة عادة ما تكلفك الثقة أكثر من أنها تخفيك من الإحراج.
• مرشح الكفر. مفيد للجمهورين المفتوحين، غير المحرمين؛ غير ضروري لفريق من اثني عشر.

أداء العرض

اعتبر الجلسة ثلاث مراحل مع وظائف مختلفة معظم ما يذهب خطأ هو مشكلة المرحلة الأولى التي تصبح مرئية فقط في المرحلة الثانية.

قبل: ملء الصف

An empty question board is contagious — nobody wants to be first. زراعه اطلب من اثنين من زملائك مسبقاً أن يقدموا سؤال حقيقي لكل منهم، أو أضف الأسئلة التي تعرفها بالفعل قادمة ("كيف يؤثر هذا على فريقي؟" هو دائمًا واحدًا منهم). أعلن عن الميزانية صراحة: "سنأخذ الأسئلة لمدة الاثني عشر دقيقة الماضية، والجلس مفتوح الآن".

أثناء: دع التصويتات المرتفعة تحدد الترتيب

أجيب على السؤال الأكثر تصويتًا أولاً، في كل مرة إنه يشير إلى أن التصويت حقيقي وأن التصويت يستحق القيام به. قراءة كل سؤال بصوت عال قبل الإجابة عليه — المشاركين عن بعد قد لا ترى الشاشة الخاصة بك، والقراءة مرة أخرى يثبت أنك فهمت ذلك. علامة كل واحد أجاب كما تذهب حتى القائمة تقلص بصورة مرئية؛ الصف الذي لا يقلص أبدا يجعل الجمهور يشعر بالإهمال.

الحفاظ على إيقاع صلب: حوالي تسعين ثانية لكل سؤال. إذا كان الإجابة تحتاج إلى المزيد، قل ذلك ووقفها. ثلاث أسئلة أجريت عليها بشكل جيد تفوق ثمانية أسئلة عجلة.

بعد: إغلاق الحلقة

لن تصل إلى كل شيء، وهذا جيد — طالما أن الأسئلة التي لم تجيب عليها لا تتبخر فقط. قم بتصدير القائمة والرد على الباقي كتابيا في غضون 48 ساعة وإرساله إلى كل من حضر. هذه هي الخطوة التي لا يفعلها أحد تقريباً، وهي التي تجعل الناس يثقون بالصيغة بما فيه الكفاية للسؤال عن شيء حقيقي في المرة القادمة.

التعامل مع القضايا الصعبة الأربعة

• السؤال العدائي أجيب على الجزء الشرعي، تجاهل النغمة. "السؤال الحقيقي أسفل ذلك هو ما إذا كنا خفض الميزانية —Q نحن لسنا، وهنا هي الخطة". لا تتجادل أبدا مع الإطار على المسرح.
• السؤال الذي لا تستطيع الإجابة عليه قل "أنا لا أعرف" وتلتزم بموعد. التزوير يكلفك بقية الجلسة؛ كل إجابة لاحقة يتم خصمها.
• هذا البيان مُختلّى كسؤال اعترف بالنقطة في جملة واحدة، ثم استمر. "هذا مخاوف عادلة، لاحظ — السؤال التالي". لا تكافئها بخمس دقائق.
• الشخص الذي لم يطلب منه أحد إذا كان الموضوع واضحاً في رأس الجميع ولم يظهر على اللوحة، أرفعه بنفسك: "لا أحد يسأل عن عدد الموظفين، لذلك سأفعل".

Q&A على مقياس: 30 شخص مقابل 300

المجموعات الصغيرة تحتاج إلى التحذير؛ المجموعات الكبيرة تحتاج إلى التصفية. مع عشرة أشخاص، المجلس قد تجمع فقط ثلاثة أسئلة، لذلك مزج Q&A مع استطلاع حية سريعة لتدفئة الغرفة أولا. مع المئات من المشاركين، سوف تحصل على المزيد من الأسئلة مما يمكنك قراءة، والتصويت فوق يتوقف عن أن تكون لطيفة — يصبح الاختيار الوحيد المفعول. واحد من مستخدمينا تمشي من خلال هذا السيناريو بالضبط في إدارة Q&A على الهواء المباشر لحضور 300 شخص.

بالنسبة للدورات الهجينة، هناك قاعدة واحدة أكثر أهمية من غيرها: كل شخص يقدم عن طريق نفس اللوحة، شخصياً أو عن بعد. في اللحظة التي تأخذ فيها الأسئلة من الغرفة عن طريق الصوت ومن المشاركين البعيدين عن طريق الدردشة، يصبح النصف البعيد من الدرجة الثانية ويقف عن المشاركة في غضون حوالي عشر دقائق.

لا تبقي كل شيء للنهاية

أقوى تغيير يمكنك القيام به هو الهيكلية: توقف عن التعامل مع Q&A كإيبيلوغ. قم بتشغيله كمنصة عمل مفتوحة من الدقيقة الأولى، واستيقظ مرتين في منتصف الجلسة لتصفية الأسئلة الثلاثة الأولى. الاهتمام يتحلل قبل فترة طويلة من آخر شرائح — لماذا الجمهور يتوقف عن الانتباه — و استراحة الأسئلة لمدة دقيقتين تقوم بإعادة تعديلها بشكل أفضل بكثير من التزلج الصوتي.

لأن النقطة Q&A تعيش في نفس السطح مثل استطلاعات الرأي والمسابقات في EngageSlide أداة العرض التفاعليلا تكلّف التبديل بينهما شيئاً: لا تغيير في التطبيق، لا رابط ثاني للجمهور، لا إعادة الانضمام. اطلب استطلاع، قدم ثلاث شرائح، ارجع إلى لوحة الأسئلة، استمر.

قائمة التحقق يمكنك سرقتها

• يومين في الخارج إضافة النقطة Q&A، كتابة الطلب، القرار على عدم الكشف عن هويته والاعتدال.
• عشر دقائق خارج. عرض رمز الانضمام. اطلب من شخصين أن يزرعوا سؤالًا لكل منهم
• دقيقة واحدة. لنقل أن اللوحة مفتوحة ويشرح التصويت في جملة واحدة
• في منتصف الجلسة توقف مرتين، تنظيف ثلاثة أعلى، علامة لهم أجوبة.
• آخر شقة الإجابة بالترتيب الصوتي، 90 ثانية كل واحدة، قراءة كل واحدة بصوت عال.
• خلال 48 ساعة تصدير الأسئلة التي لم تجيب عليها، الإجابة كتابة، إرسال استبيان ردود الفعل القصيرة.

افعل ذلك وستلاحظ شيئاً في الجلسة الثانية أو الثالثة: الأسئلة تتحسن. يبدأ الناس في كتابة أسئلة أكثر حيوية لأنهم رأوا أن الأسئلة يجيب عليها. هذا هو العودة المركبة من تشغيل Q&A كصيغة بدلا من بعد التفكير — وهذا هو السبب في أن آخر عشر دقائق من الاجتماع يمكن أن ينتهي بكونه أكثر الفائدة عشر.

صورة تغطية بواسطة مندوب فليكر, مرخصة بموجب CC BY 2.0. المزيد من القراءة: قوة الأسئلة المدهشة"جريدة هارفارد للأعمال"