الاجتماعات المتوقعة: كيف تجعلها قصيرة ومفيدة

يفترض أن تكون الاجتماعات القصيرة في اليوم في الممارسة العملية، ينتهي العديد من الفرق بـ 30 دقيقة من "الوقوف" حيث يجلس الجميع، ويقرأوا مهام البارحة، وينتظرون دورهم بينما يبحث نصف الغرفة عن Slack. الفكرة جيدة: التزامن اليومي القصير الذي يظهر المشاكل في وقت مبكر. في معظم الأحيان النمط هو ما يفشل، وليس الفريق. هذا الدليل يوضح كيفية إبقاء الاجتماعات القادمة قصيرة ومفيدة ، مع جدول أعمال دقيقة بعد دقيقة ، والعادات الثلاثة التي تجعلها تستغرق وقتا طويلا ، وطريقة بسيطة لجمع الحواجز من الجميع في وقت واحد باستخدام EngageSlide .

ما هو اجتماع الوقوف في الواقع

(أ) اجتماع مؤقت هو المزامنة القصيرة، اليومية، مربع الوقت. كان الناس يقفون في البداية حتى لا يحصل أحد على ما يكفي من الراحة للتجول. في السكروم يسمى السكروم اليومي، دليل السكروم الرسمي يحددها إلى 15 دقيقة ويصف غرضها باعتباره تفتيش التقدم نحو هدف السباق وتكييف الخطة لليوم التالي.

لاحظ ما هو مفقود في هذا التعريف: الإبلاغ عن الحالة إلى المدير. الوقوف هو للناس الذين يقومون بالعمل للتنسيق مع بعضهم البعض. إذا كان الاجتماع موجودًا في الغالب بحيث يمكن للمسؤول أن يسمع التحديثات، فسيتحرك إلى طقوس الإبلاغ، وتطول طقوس الإبلاغ دائمًا. الإقامة المفيدة تجيب على ثلاث أسئلة لفريق ككل:

• هل ما زلنا على الطريق الصحيح نحو الهدف؟ ليس "ما فعل كل شخص"، ولكن ما إذا كان الفريق أقرب إلى الانتهاء من ما يهم.
• ما هو محظور أو في خطر؟ واحد من أهم النتائج في الاجتماع
• من يحتاج للحديث مع من بعد ذلك؟ الوقوف يبدأ المحادثات؛ فإنه لا يستضيفها.

لماذا يتحرك الوقوف أكثر من 15 دقيقة

إذا كانت اجتماعاتك اليومية تستمر بانتظام لمدة 25 أو 30 دقيقة، فإن السبب عادةً ما يكون أحد العادات الثلاث.

1. تقرير حالة الجولة

"الأمس قمت بـ"إكس" واليوم سأقوم بـ"ي" بدون حواجز" تكررت ثمانية مرات، هذا يستغرق عشر دقائق ويقول للناس شيئاً تقريباً لا يستطيعون قراءته على اللوح. أسوأ من ذلك، الجميع يتوقف عن الاستماع بمجرد أن يتحدثوا، وأي شخص لم يتحدث بعد هو مشغول في التدريب.

2. حل المشاكل في الاجتماع

شخص ما يذكر حشرة، مهندسين يبدأون بتحريفها بصوت عال، وستة أشخاص يشاهدون. المناقشة مهمة، ولكن معظم الغرفة لا تحتاج إلى أن تكون هناك لذلك.

3. المقاطع التي لا يتم قولها بصوت عال

هذه ظريفة الناس يقولون "لا مسدودين" لأن الاعتراف بأنك عالق أمام الفريق بأكمله يشعرك بالحرج، أو لأن المسدود "انتظر فريق آخر" ويبدو أنه لا يستحق ذكر. يبدو الاجتماع سريعاً، لكنه ليس مفيداً تظهر المشكلة بعد ثلاثة أيام على أنها مرّة نهائية مفقودة.

جميع الثلاثة يعودون إلى نفس الشيء: الاجتماع يستمر الناس يتناوبون للتحدثلذا فهي بطيئة وليس صادقة جداً تغيّر ذلك و معظم المشاكل تختفي

جدول أعمال لمدة 15 دقيقة يعمل

وهنا هيكل يمكنك استخدامه غداً إنه يحل محل المجموعة الدورية مع المشي عبر اللوحة، ويجمع الممنحين من الجميع على الفور قبل بدء المناقشة.

دقيقة 0 – 1: تحديد الهدف

يقرأ المساهم السباق أو الهدف الأسبوعي بصوت عال في جملة واحدة. هذا يركز كل تحديث يتبع. إذا كان التحديث لا يرتبط بالهدف، فمن المحتمل أن ينتمي إلى مكان آخر.

الدقيقة 1 – 3: استطلاع حظر

بدلاً من أن تسأل عن "أي مسدسات؟" وتصبح صامتة، ضع استطلاعًا سريعًا على الشاشة: "هل هناك شيء يمنعك اليوم؟" الجميع يردون في نفس الوقت على هاتفهم، لذا ففريق من عشرة لا يستغرق أكثر من فريق من ثلاثة. استخدم فئات تتطابق مع الاحتكاك الحقيقي، على سبيل المثال:

• لا، كل شيء واضح
• أنتظر مراجعة الشفرة
• أنتظر في فريق آخر
• متطلبات غير واضحة
• قضية الأدوات أو البيئة

لأن لا أحد يجب أن يرفع يده أمام المجموعة، تحصل على صورة أكثر صدقًا. ثلاثة أشخاص يختارون بهدوء "انتظار مراجعة الشفرة" هو نمط من المحتمل أن تفوت مع الجولة المعتادة.

دقيقة 3 – 10: المشي على اللوحة، يمين إلى اليسار

بدلًا من الذهاب شخصًا بعد شخص، اذهب عنصرًا بعد عنصر، بدءًا من عمود أقرب إلى "تم". اسأل: ما الذي سيتطلبه الأمر لإنهاء هذا؟ ثم انتقل إلى اليسار إلى العناصر المراجعة، ثم في التقدم. الانتهاء من العمل يفوق البدء من العمل، والمشي يمينا إلى اليسار يبقي المحادثة على الانتهاء. الناس يتحدثون عندما يأتي موضوعهم، ليس لأن دورهم.

الدقيقة 10 – 13: أصحاب لكل مقفل

عودوا إلى نتائج الاستطلاع كل من يمنع يحصل على شيئين: الشخص الذي يمتلك إزاحته والوقت ("برييا وسام على المراجعة بعد هذا مباشرة"). لا تحل الحاجز هنا. أسمي المتابعة واستمر

دقيقة 13 – 15: موقف السيارات وإغلاقها

أي شيء أثار مناقشة أطول يذهب إلى قائمة مواقف السيارات. الناس الذين يحتاجون للبقاء، البقاء. الجميع يغادر في الوقت المحدد إنهاء كل يوم في الوقت المحدد هو أكثر أهمية من أي موضوع واحد في جدول الأعمال لأنه يعلم الفريق أن الاجتماع يمكن الوثوق به.

كيفية تشغيله في EngageSlide

لا تحتاج إلى إعداد كبير لهذا. سطح مقيم في " EngageSlide " أداة العرض التفاعلي يمكن أن يكونان اثنين أو ثلاثة شرائح تقوم بإعادة استخدامها كل يوم.

1. قم بإنشاء عرض "الوقوف اليومي" إضافة سلائد Poll مع فئات الحظر الخاصة بك. أطفئ جمع الأسماء إذا كنت تريد أن تكون الإجابات مجهولة؛ بالنسبة لفريق صغير وموثوق، الحفاظ على الأسماء يجعل متابعة أسرع.
2. إعادة استخدام السطح وإعادة تعيين النتائج كل يوم. استخدم "إعادة تحديد نتائج هذه العرض" قبل كل تقديم حتى لا تتزامن إجابات البارحة مع إجابات اليوم، ويظل رمز الانضمام مألوفًا. يشارك أعضاء الفريق من هواتفهم عن طريق فحص QR code أو كتابة الرمز مرة واحدة.
3. إضافة فحص إختياري للثقة. مرة واحدة في الأسبوع، أضف شريطًا مقياسيًا: "ما مدى ثقتك بأننا سنصل إلى هدف هذا السباق؟" (1 – 5). انخفاض المتوسط هو تحذير مبكر أن اللوح وحدها لن تظهر.
4. أبقوا شرائحة Q&A مفتوحة لموقف السيارات. يمكن للناس أن يخلوا عن المواضيع التي يريدون مناقشتها بعد الإقلاع، وأن يصوتوا الآخرين، دون أن يعطلوا التدفق.
5. حاضرة من أينما كنت للفرق البعيدة أو الهجينة، شارك نافذة العرض في مكالمة الفيديو الخاصة بك. إذا كنت تشغيل الوقوف داخل فرق، تكامل Microsoft Teams يحافظ على كل شيء في مكان واحد

أسرع طريقة لتقصير الوقوف هو عدم التحدث أسرع توقفوا عن التناوب: جمعوا الممنعين من الجميع في وقت واحد، ثم قضوا الوقت الذي أنقذتم عليه على العناصر القليلة التي تحتاج إلى محادثة.

الوقوف عن بعد والهجري

الفرق الموزعة تشعر بالألم الأكثر في الفيديو، يكون الجولة أكثر بطئًا: يتوقف الناس متأخراً، يتحدثون مع بعضهم البعض، أو يسلمون إلى شخص ما بعيداً عن لوحة المفاتيح. بعض التغييرات تساعد:

• الكاميرات اختيارية، الإجابات إلزامية. استجابة سريعة للرأي من الجميع تقول لك أكثر من ثمانية وجوهها في شبكة.
• استخدم نفس الرمز المشترك كل يوم. ضعه في قناة الفريق لذا الانضمام يستغرق ثواني
• اكتب تحديثات التزامن مسبقًا. إذا كان الناس يريدون مشاركة التقدم التفصيلي، تحديث كتابي قصير في الدردشة قبل الاجتماع يفرغ الوقت المباشر للمحجبين.
• احترم المناطق الزمنية إذا لم ينجح الوقت للجميع، قم بإجراء الاستطلاع بشكل غير متزامن و احتفظ بالجزء المباشر لمن يتداخل.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

• ترك المدير يدير كل تحديث تدوير المُساعد أسبوعيًا. إنه ينشر الملكية ويمنع الاجتماع من أن يتحول إلى تقرير لشخص واحد
• القفز من الوقوف عندما "لا شيء يحدث". الأيام الهادئة هي عندما ينمو الحواجز الخفية. نسخة دقيقتين فقط مع الاستطلاع لا يزال يستحق ذلك.
• إضافة المواضيع حتى يصبح اجتماع التخطيط إذا استمريت في الحاجة إلى المزيد من الوقت، الفريق يحتاج إلى جلسة أسبوعية منفصلة، وليس وقوف أطول.
• لا تنظر إلى الوراء أبداً مرة واحدة في السباق، تحقق: هل الحواجز التي تم رفعها في الوقوف تحل أسرع من قبل؟ إذا لم يكن كذلك، قم بتعديل الفئات أو الخطوة المتابعة.

الإقامة كجزء من ثقافة اجتماعات صحية

الوقوف الجيد هو جزء من الصورة الكبيرة. إذا كانت اجتماعات فريقك الأخرى تتأخر أيضًا، فإن نفس الأفكار تنقل: أعط كل اجتماع هدفًا واضحًا، دع الجميع يردوا في وقت واحد بدلاً من التناوب، و ينتهي بقرار ومالك. نقوم بتغطية هذا النهج الأوسع في كيفية إدارة الاجتماعات لا يخاف الناس.

ابدأ صغيرًا غدًا، حافظ على وضعك الحالي، لكن أضف استطلاعًا واحدًا في البداية ووقفًا صعبًا في 15 دقيقة. معظم الفرق تلاحظ الفرق في غضون أسبوع: اجتماعات أقصر، إجابات أكثر صدقًا، ومقاطع يتم تصفيتها في نفس اليوم بدلاً من نهاية السباق. ستجدين المزيد من الدليلات العملية للاجتماع وتسهيل مدونة EngageSlide.

صورة الغلاف: "Họp Scrum hàng ngày" بواسطة Nghungdo, via ويكيميديا كومونز, مرخصة بموجب CC BY-SA 4.0.