Una sala de conferencias llena de 800 o 1.200 personas se siente eléctrica hasta que empiezas a hablar. Entonces sucede algo extraño: cuanto más grande es la habitación, más tranquila se vuelve. Las personas que hablarían con alegría en una reunión de diez personas se sientan en silencio en la fila 23, mirando la mitad las diapositivas y la mitad su bandeja de entrada. El compromiso de la audiencia de la conferencia no es un problema de carisma. Es un problema a gran escala, y tiene soluciones prácticas. Esta guía muestra cómo planificar, ejecutar y cerrar una sesión de conferencia para que cientos de personas participen en lugar de simplemente asistir, utilizando herramientas de interacción en vivo que funcionan desde cualquier teléfono.
¿Por qué las grandes audiencias de la conferencia se quedan en silencio?
En una sala grande, cada individuo se siente menos responsable de responder. Los psicólogos llaman a esto difusión de la responsabilidad: cuando un orador pregunta "¿Algunas preguntas?" a 1.000 personas, cada persona asume que alguien más responderá. Agregue el riesgo social (nadie quiere ser el que sostiene un micrófono delante de sus compañeros de la industria) y obtendrá el silencio familiar después de cada aviso.
Otros tres factores hacen que las conferencias sean más difíciles que una clase o una reunión de equipo:
- La distancia. Las filas traseras apenas pueden ver tu rostro, y mucho menos leer un pequeño texto en una diapositiva.
- El cansancio. Su discurso es probablemente el cuarto o quinto del día. La atención ya se ha gastado.
- No hay relación. Eres un extraño en un escenario. La gente no tiene razón para confiar en usted con sus opiniones todavía.
La solución es reducir el costo de participar a casi cero. En lugar de pedir a la gente que levante la mano o camine hacia un micrófono, les das una manera de responder desde el teléfono que ya tienen en la mano, a menudo de forma anónima, y muestras las respuestas de toda la habitación en la pantalla grande. Eso convierte un discurso de una sola dirección en una conversación, incluso en una escala en la que una conversación real parece imposible.
Antes de su discurso: haga que la unión sea fácil
La mayoría de las interacciones fallan en los primeros 30 segundos, cuando se pide a las personas que descarguen una aplicación, creen una cuenta o escriban una URL larga. En una conferencia, cada paso extra pierde una gran parte de la sala.
Pon el QR code en la pantalla mientras la gente se sienta
Con EngageSlide , los asistentes se unen desde un navegador escaneando un QR code o ingresando un código de conexión corto. No hay aplicación para instalar y no hay registro. Muéstrate la diapositiva de unirse mientras la habitación se llena, no cuando empieces a hablar. Las personas que llegan temprano lo escanean mientras esperan, y los que llegan tarde todavía pueden unirse porque el código de unirse permanece visible en sus diapositivas. Si desea más ideas para colocar códigos QR, lea nuestra guía sobre usar códigos QR para conectarse con su audiencia.
Abre Q&A antes de comenzar
Encienda el Q&A desde el principio. En las conferencias, a menudo surgen preguntas durante el discurso, y la gente las olvida al final. Cuando el Q&A está abierto, los asistentes pueden escribir una pregunta en el momento en que piensen en ella, y la recogerás más tarde.
Repetición en la habitación real
Si puede, compruebe el lugar antes de su ranura. Quédate en la parte trasera y asegúrate de que el código de unión y los resultados sean legibles. Planifique moverse también: con el control remoto de EngageSlide puede avanzar las diapositivas y comenzar las interacciones desde su teléfono, para que no esté atrapado detrás de un lector al lado de un gran escenario.
Los primeros tres minutos: un calentamiento que no cuesta nada
Su primera interacción debe ser fácil, divertida e imposible equivocarse. Está ahí para enseñar a la habitación que responder toma cinco segundos. Las buenas opciones:
- Una nube de palabras. "En una palabra, ¿por qué estás en esta conferencia?" Cientos de respuestas crean una nube en vivo en la pantalla, y las palabras más comunes crecen más grandes. Es visual, rápido y muestra a la habitación su propio estado de ánimo.
- Una encuesta de dónde estás. Regiones, industrias o puestos de trabajo. A la gente le gusta ver quién más está en la habitación.
- Una encuesta de caliente. Una declaración ligera y ligeramente provocativa relacionada con su tema. Hace que las opiniones se muevan antes de su primer punto real.
Una vez que la gente ha respondido algo en los primeros dos minutos, es mucho más probable que responda de nuevo.
Mantenga vivo el centro: un punto de contacto cada 7 – 10 minutos
La atención cae rápidamente en sesiones largas. Un buen ritmo para una charla de 40 minutos es una interacción cada siete o diez minutos, cada una vinculada a lo que estás diciendo en lugar de ser un acelerador.
Las encuestas en vivo para comprobar dónde está la habitación
Antes de su principal discusión, haga una encuesta: "¿Cómo maneja su equipo esto hoy?" Los resultados le dicen de dónde comienza la sala, y puede ajustarse en el acto. Si el 70% ya hace lo que está a punto de recomendar, salta adelante y profundiza.
Un breve cuestionario con una tabla de clasificación
Dos o tres preguntas de cuestionario en medio de una charla revitalizan una habitación cansada. EngageSlide puede otorgar más puntos por respuestas correctas más rápidas y muestra un ranking en vivo, por lo que una sala tranquila de repente tiene 900 personas compitiendo por el primer lugar. Mantenga las preguntas cortas y justas, y conecte cada respuesta a su contenido.
Preguntas de clasificación y escala
Deja que la audiencia elija lo que cubrirás a continuación. Una pregunta de clasificación como "¿Cuál de estos desafíos golpea más a tu equipo?" te da una agenda en vivo, y el público siente la propiedad de la sesión. Una pregunta en escala ("¿Qué tan seguro estás de...?") funciona bien antes y después de una sección clave, para que la habitación pueda ver su propio cambio.
Una rueda giratoria para un momento de sorpresa
Utilice una rueda de giros para elegir un tema aleatorio, estudio de caso o ganador del regalo. Es un pequeño momento de suspenso que funciona bien justo después del almuerzo, cuando la energía es más baja.
Q&A que funciona para cientos de personas
El micrófono tradicional Q&A se rompe a escala de conferencia. Recibes tres preguntas, y una es un largo discurso de la misma persona segura. Q&A en vivo arregla esto de tres maneras.
- El voto hacia arriba. Los asistentes leen las preguntas de los demás y votan por las que les interesan. Las preguntas más votadas se levantan a la cima, así que respondes lo que la habitación realmente quiere, no quien fue más rápido al micrófono.
- Preguntas anónimas. El campo de nombre es opcional. El personal junior, los no hablantes nativos y cualquier nervioso pueden hacer la pregunta que nunca harían en voz alta. Estas son a menudo las mejores preguntas de la sala.
- Con moderación. Para sesiones de alto perfil, activa la moderación para que las preguntas sólo aparezcan en la pantalla después de que usted o un colega las apruebe. También puedes activar un filtro de profanidad. Eso mantiene fuera del tema o presentaciones inapropiadas lejos de la pantalla grande.
¿No estás seguro de moderar? Nuestra comparación de Moderado vs abierto Q&A explica cuándo cada uno funciona mejor. Para un ejemplo real a escala, véase cómo un entrenador manejó Q&A en vivo para 300 asistentes.
Diseñe sus interacciones para la pantalla grande
Lo que funciona en una computadora portátil puede fallar en una pantalla de 10 metros. Tenga en cuenta estas reglas:
- Las preguntas cortas. Una línea, idealmente menos de 12 palabras. La gente las lee desde lejos.
- Pocas opciones. Entre tres y cinco opciones para una encuesta. Más de eso y las barras se vuelven ilegibles.
- Muestre los resultados, y luego comenta. Ponga una pausa en los resultados durante unos segundos y diga lo que notes. "Interesante, casi la mitad de ustedes eligieron la opción C". Este es el momento en que la habitación se siente escuchada.
- No interactúes demasiado. Seis o siete interacciones en 40 minutos son suficientes. Cada encuesta debe ganarse su lugar.
En una conferencia, el compromiso no se trata de conseguir que unas pocas personas hablen. Se trata de dar a cada persona en la sala una forma de cinco segundos, de bajo riesgo para participar, y luego mostrar a toda la sala lo que dijo.
Errores comunes a evitar
- Pidiendo participación demasiado tarde. Si la primera interacción llega 25 minutos después, la sala ya se ha instalado en modo de escucha.
- Recopilar respuestas que nunca usas. Si haces una encuesta, reacciona a ella. Ignorar los resultados le dice a la gente que su aportación no importaba.
- Confiando solo en la conexión Wi-Fi del lugar. La mayoría de los asistentes utilizarán datos móviles, pero mencionar el código de conexión lentamente y dejarlo en pantalla el tiempo suficiente para todos.
- Terminamos con un micrófono Q&A . Mantenga el Q&A en vivo y votado hasta el final para que las mejores preguntas reciban respuestas.
Después de la charla: continúa la conversación
Una sesión de conferencia no tiene que terminar cuando salgas del escenario. Cada encuesta, respuesta a cuestionarios y pregunta se guardan con su presentación, para que pueda revisar lo que la sala pensó, responder a las preguntas que no alcanzó en una publicación de seguimiento, y utilizar los resultados para mejorar su próxima charla. Muchos ponentes también comparten un breve resumen de los resultados con los organizadores, lo que es una prueba útil de que la sesión llegó a su fin.
Involucrar a una gran audiencia en una conferencia se reduce a tres pasos: hacer que unirse sea fácil, dar a la gente una razón para responder cada pocos minutos, y mostrar a la sala sus propias respuestas. Si quieres probarlo en tu próxima charla, puedes construir tu sesión en EngageSlide herramienta de presentación interactiva gratis, con encuestas, nubes de palabras, cuestionarios y Q&A en vivo en un solo lugar.