La plupart des séances de Q&A échouent en deux minutes. L'orateur termine la dernière diapositive, dit "Quelles questions?", et la pièce se calme — non pas parce que personne n'est curieux, mais parce que demander à haute voix devant 40 collègues est socialement coûteux. Puis une personne âgée pose une question longue et confortable, l'horloge s'épuise, et tout le monde part avec la chose qu'ils voulaient vraiment savoir encore non demandée.
Une session Q&A en direct est un format que vous exécutez, pas un écart que vous laissez à la fin. Ce guide passe par — comment ouvrir la file d'attente de questions tôt, comment commander ce qui est répondu, comment gérer les difficiles, et ce qu'il faut faire avec tout ce que vous n'avez pas obtenu. Si vous voulez un produit plus court, nous en avons déjà un: Q&A en direct sur EngageSlide.
Pourquoi "quelques questions?" ne fonctionne presque jamais
poser une question en public est un petit acte d'exposition. Le demandeur risque d'avoir l'air non informé, hors sujet, ou comme s'ils n'écoutaient pas. La recherche sur sécurité psychologique Les gens parlent quand le coût perçu de parler tombe en dessous du bénéfice perçu. Le coût le plus élevé que vous puissiez concevoir, c'est de passer un microphone de suite.
Le Q&A numérique réduit ce coût de trois façons spécifiques. Les questions peuvent être soumises de manière anonyme. On peut les taper pendant que la pensée est encore fraîche, au lieu de les retenir pendant vingt minutes. And upvoting lets people back a question without having to author it — which is why the quiet half of the room finally gets a vote.
L'objectif n'est pas plus de questions. Ce sont les bonnes questions, qui sont apparues assez tôt que vous avez encore le temps de les répondre correctement.
Installez votre Q&A avant la séance, pas après les diapositives
Dans EngageSlide , un Q&A est un type de diapositive. Ajoutez une diapositive Q&A à votre deck, donnez-lui un prompt en langage clair — " Demandez-nous quelque chose sur la feuille de route " bat " Questions " — et votre public rejoint en scannant le QR code ou en entrant le code de chambre au engageslide.com. Aucune installation d'applications, aucun compte, aucun clicker.
Mettez cette diapositive près du avant et la montrer pendant trente secondes avant de commencer. Ce seul mouvement change la dynamique: les participants ont maintenant un endroit où poser une question au moment où cela leur vient à l'esprit, plutôt que d'essayer de garder six d'entre eux dans leur mémoire de travail jusqu'à la fin.
La vue du présentateur ci-dessus montre de quoi vous travaillerez: chaque question entrante, qui l'a posée (ou "Anonyme"), et son nombre de voix. Ce chiffre est la partie qui facilite le travail pour vous.
Les paramètres qui comptent
- Des propositions anonymes. Laissez les noms facultatifs. Pour les conseils municipaux, les restructurations, les changements de prix ou tout ce qui est politique, l'anonymat est la différence entre les questions réelles et les questions civiles.
- Je vote en haut. Par défaut, et il vaut la peine d'expliquer à haute voix une fois: "si quelqu'un vous a déjà posé votre question, électez-la au lieu de la réécrire".
- Avec modération. Pour les grands événements publics, examinez les questions avant qu'elles n'arrivent à l'écran. Pour les réunions internes, la modération vous coûte généralement plus de confiance qu'elle ne vous épargne de la gêne.
- Le filtre à la profanité. Utilisée pour un public ouvert; inutile pour une équipe de douze personnes.
La course du spectacle
Traitez la séance comme trois phases avec des tâches différentes. La plupart de ce qui ne va pas est un problème de phase un qui ne devient visible que dans la phase deux.
Avant: remplir la file d'attente
An empty question board is contagious — nobody wants to be first. Fais-le pousser. Demandez à deux collègues à l'avance de poser une vraie question à chacun, ou ajoutez les deux questions que vous savez déjà venir ("comment cela affecte-t-il mon équipe?" est toujours l'une d'entre elles). Annoncez explicitement le budget: "nous prendrons des questions pour les 12 dernières minutes, et le conseil est ouvert maintenant".
Pendant: laissez les votes supérieurs définir l'ordre
Réponds à la question la plus votée en premier, à chaque fois. Cela indique que le classement est réel et que le vote vaut la peine d'être fait. Lisez chaque question à haute voix avant de répondre — participants à distance peuvent ne pas voir votre écran, et la lecture de retour prouve que vous l'avez compris. Marquez les réponses à chaque fois que vous y allez, de sorte que la liste se réduit visiblement; une file d'attente qui ne se raccourcit jamais fait sentir le public ignoré.
Gardez un rythme fort: environ 90 secondes par question. Si une réponse a besoin de plus, dites-le et gardez-la. Trois questions bien répondues ont dépassé huit autres.
Après: fermez la boucle
Vous n'arriverez pas à tout, et c'est bien — tant que les questions non répondues ne s'évaporent pas. Exportez la liste, répondez par écrit au reste dans les 48 heures et envoyez- la à tous ceux qui ont assisté. C'est la étape que presque personne ne fait, et c'est celle qui fait que les gens ont assez confiance dans le format pour demander quelque chose de vrai la prochaine fois.
Traiter les quatre cas difficiles
- La question hostile. Répondez à la partie légitime, ignorez le ton. "The real question underneath that is whether we're cutting the budget — we're not, and here's the plan." Never argue with the framing on stage.
- La question à laquelle vous ne pouvez pas répondre. Dis "je ne sais pas" et promets un rendez-vous. Le bluff vous coûte le reste de la séance; chaque réponse ultérieure est réduite.
- La déclaration déguisée en question. Reconnaissez le point d'une phrase, puis passez à autre chose. " C'est une préoccupation juste, a noté — la question suivante. " Ne le récompense pas avec cinq minutes.
- Celui que personne ne demandait. Si un sujet est clairement dans l'esprit de tout le monde et n'est pas apparu sur le tableau, soulevez-le vous-même: "Personne n'a demandé sur le nombre d'employés, alors je le ferai". C'est le moyen le plus rapide de prouver que la séance est vraiment ouverte.
Q&A à l'échelle: 30 personnes contre 300
Les petits groupes ont besoin d'être encouragés; les grands groupes ont besoin de filtrer. Avec une douzaine de personnes, le conseil ne peut recueillir que trois questions, donc associez le Q&A à un sondage en direct rapide pour réchauffer la pièce en premier. Avec des centaines de participants, vous obtiendrez plus de questions que vous ne pouvez lire, et le vote en haut cesse d'être une gentillesse — il devient le seul triage viable. Un de nos utilisateurs a traversé exactement ce scénario en gérer le Q&A en direct pour 300 participants.
Pour les sessions hybrides, une règle compte plus que les autres: tout le monde soumet par le même tableau, en personne et à distance. Dès que vous prenez des questions de la salle par la voix et des participants éloignés par chat, la moitié éloignée devient secondaire et cesse de participer en environ dix minutes.
Ne gardez pas tout pour la fin.
Le changement le plus fort que vous puissiez apporter est structurel: cesser de traiter le Q&A comme un épilogue. Conduisez-le comme un tableau de bord ouvert à partir de la première minute, et faites une pause deux fois au milieu de la séance pour éliminer les trois premières questions. L'attention se décompose bien avant votre dernière diapositive — les raisons sont couvertes dans Pourquoi votre public cesse d'être attentif ? — et une pause de questions de deux minutes le réinitialisent bien mieux qu'un diaporama plus fort.
Parce que la diapositive Q&A vit dans le même deck que vos sondages et quiz de EngageSlide outil de présentation interactiveIl n'y a pas de changement d'application, pas de deuxième liaison pour le public, pas de réadhésion. Faites un sondage, présentez trois diapositives, retournez au tableau de questions, continuez.
Une liste de contrôle que vous pouvez voler
- Deux jours de congé. Ajoutez la diapositive Q&A, écrivez la demande, décidez de l'anonymat et de la modération.
- Il y a dix minutes. Affiche le code de rejoindre. Demandez à deux personnes de poser chacune une question.
- Une minute. Disons que le conseil est ouvert et explique le vote en une phrase.
- Au milieu de la séance. Arrêtez deux fois, nettoyez les trois premiers, marquez leur réponse.
- Le dernier quartier. Répondez par ordre de voix haute, 90 secondes chacune, lisez chacune à haute voix.
- Dans les 48 heures. Exporter des questions non répondues, répondre par écrit, envoyer une courte enquête de rétroaction.
Faites cela et vous remarquerez quelque chose dans votre deuxième ou troisième séance: les questions s'améliorent. Les gens commencent à en écrire plus précis parce qu'ils ont vu que les questions sont réellement répondues. C'est le retour composé de l'exécution de Q&A comme format au lieu d'un — après réflexion et c'est la raison pour laquelle les dix dernières minutes d'une réunion peuvent finir par être les dix plus utiles.
Photo de couverture par délégué Flickr, sous licence CC BY 2.0. Pour en savoir plus: Le pouvoir étonnant des questionsLe Harvard Business Review.