Una sala di conferenze piena di 800 o 1.200 persone si sente elettrica finche' non inizi a parlare. Poi succede qualcosa di strano: più grande è la stanza, più calma diventa. Le persone che vorrebbero parlare con piacere in una riunione di dieci persone si sedono in silenzio nella fila 23, metà guardando le diapositive e metà guardando la loro casella di posta. L'impegno del pubblico della conferenza non è un problema di carisma. Si tratta di un problema a grande scala e ha soluzioni pratiche. Questa guida mostra come pianificare, gestire e chiudere una sessione di conferenza in modo che centinaia di persone partecipino invece di semplicemente partecipare, utilizzando strumenti di interazione dal vivo che funzionano da qualsiasi telefono.
Perché il grande pubblico delle conferenze si ferma
In una grande stanza, ogni individuo si sente meno responsabile di rispondere. Gli psicologi lo chiamano diffusione della responsabilità: quando un oratore chiede "Qualche domanda?" a 1.000 persone, ogni persona presuppone che qualcuno altro risponda. Aggiungi un rischio sociale (nessuno vuole essere quello che tiene un microfono davanti ai suoi colleghi del settore) e ottieni il silenzio familiare dopo ogni richiamo.
Altri tre fattori rendono le conferenze più difficili di una classe o di una riunione di squadra:
- Distanza. Le file posteriori vedono a malapena il tuo viso, figuriamoci di leggere un piccolo testo su una diapositiva.
- Stanchezza. Il tuo discorso e' probabilmente il quarto o il quinto della giornata. L'attenzione è già spesa.
- Nessuna relazione. Sei un estraneo sul palco. La gente non ha ancora motivo di fidarsi delle sue opinioni.
La soluzione e' ridurre il costo della partecipazione a quasi zero. Invece di chiedere alle persone di alzare la mano o camminare verso un microfono, si dà un modo per rispondere dal telefono già in mano, spesso in modo anonimo, e si mostrano le risposte di tutta la stanza sul grande schermo. Ciò trasforma un discorso chiave a senso unico in una conversazione, anche su una scala in cui una vera conversazione sembra impossibile.
Prima del discorso: rendete facile l'adesione
La maggior parte delle interazioni fallisce nei primi 30 secondi, quando viene chiesto alle persone di scaricare un'app, creare un account o digitare un URL lungo. In una conferenza, ogni passo in piu' perde una grande parte della stanza.
Metti il QR code sullo schermo mentre le persone si siedono
Con EngageSlide , i partecipanti si uniscono da un browser scansionando un QR code o inserendo un breve codice di iscrizione. Non c'e' app da installare e nessuna registrazione. Mostrate la diapositiva "Unire" mentre la stanza si riempie, non quando cominciate a parlare. Le persone che arrivano presto lo scansionano mentre aspettano, e quelli che arrivano tardi possono ancora aderire perché il codice di aderenza rimane visibile sulle diapositive. Se desiderate maggiori idee per inserire i codici QR, leggete la nostra guida su usando codici QR per connettersi con il tuo pubblico.
Aprire Q&A prima di iniziare
Accendi il Q&A fin dall'inizio. A conferenze vengono spesso sollevate domande durante il discorso, e la gente le dimentica alla fine. Quando il Q&A è aperto, i partecipanti possono digitare una domanda nel momento in cui ci pensano, e la raccogli più tardi.
Ripetizione nella stanza reale
Se puoi, controlla il luogo prima del tuo slot. Fermati sul retro e assicurati che il codice e i risultati siano leggibili. Pianificare anche il movimento: con il telecomando di EngageSlide si possono avanzare le diapositive e avviare le interazioni dal telefono, in modo da non rimanere bloccati dietro un lectern al fianco di un grande palcoscenico.
I primi tre minuti: un riscaldamento che non costa nulla
La tua prima interazione dovrebbe essere facile, divertente e impossibile sbagliare. È lì per insegnare alla stanza che rispondere richiede cinque secondi. Buone opzioni:
- Una nuvola di parole. "In una parola, perché sei in questa conferenza?" Centinaia di risposte creano una nube viva sullo schermo, e le parole più comuni diventano più grandi. E' visivo, veloce e mostra alla stanza il suo umore.
- Un sondaggio di dove sei. Regioni, industrie o posti di lavoro. Alla gente piace vedere chi altro c'è nella stanza.
- Un sondaggio. Una leggera, un po' provocatoria affermazione relativa al tuo argomento. Fa muovere le opinioni prima del tuo primo vero punto.
Una volta che le persone hanno risposto a qualcosa nei primi due minuti, è molto più probabile che rispondano di nuovo.
Keep the middle alive: one touchpoint every 7–10 minutes
L'attenzione scende rapidamente in sessioni lunghe. Un buon ritmo per un discorso di 40 minuti è una interazione ogni sette o dieci minuti, ciascuna legata a ciò che stai dicendo piuttosto che bloccata.
Sondaggi dal vivo per verificare dove si trova la stanza
Prima di discutere, fai un sondaggio: "Come gestisce la tua squadra oggi?" I risultati ti indicano da dove inizia la stanza, e puoi adattarti immediatamente. Se il 70% fa già quello che sta per consigliare, salta e vai più a fondo.
Un breve quiz con una classifica
Due o tre domande di quiz nel mezzo di un discorso rinvigoriscono una stanza stanca. EngageSlide può assegnare più punti per risposte corrette più veloci e mostra una classifica live, quindi una sala tranquilla improvvisamente ha 900 persone in competizione per il primo posto. Mantenete le domande brevi e oneste, e collegate ogni risposta al vostro contenuto.
Domande di classificazione e di scala
Lasciate che il pubblico scelga cosa coprirete dopo. Una domanda di classificazione come "Quale di queste sfide colpisce più duramente il tuo team?" ti dà un'agenda in diretta, e il pubblico sente la proprietà della sessione. Una domanda su scala ("Quanto sei sicuro di...?") funziona bene prima e dopo una sezione chiave, in modo che la stanza possa vedere il suo turno.
Una ruota rotante per un momento di sorpresa
Utilizzare una ruota rotante per scegliere un argomento casuale, uno studio di caso o un vincitore. È un piccolo momento di sospensione che funziona bene appena dopo il pranzo, quando l'energia è più bassa.
Q&A che funziona per centinaia di persone
Il microfono tradizionale Q&A si rompe a livello di conferenza. Si ricevono tre domande, e una è un lungo discorso della stessa persona fiduciosa. Q&A in diretta risolve questo in tre modi.
- Voto in alto. I partecipanti leggono le domande reciproche e votano per quelle che li interessano. Le domande più votate si sollevano in cima, quindi rispondi a quello che la stanza vuole davvero, non a chi è stato il più veloce al microfono.
- Domande anonime. Il campo di nome è facoltativo. Il personale junior, i non madrelingua e chiunque sia nervoso possono fare la domanda che non farebbero mai ad alta voce. Queste sono spesso le domande migliori della stanza.
- Moderazione. Per le sessioni di alto profilo, attivare la moderazione in modo che le domande appaiano sullo schermo solo dopo che tu o un collega le approvate. Puoi anche attivare un filtro di profanezza. Questo tiene fuori argomento o presentazioni inappropriate lontano dal grande schermo.
Non sei sicuro di moderare? Il nostro confronto di moderazione contro Q&A aperta spiega quando ciascuno funziona meglio. Per un vero esempio su scala, vedere come un allenatore ha gestito in diretta Q&A per 300 partecipanti.
Progettare le vostre interazioni per il grande schermo
Quello che funziona su un laptop può fallire su uno schermo di 10 metri. Tenete a mente queste regole:
- Brevi domande. Una riga, idealmente meno di 12 parole. La gente li legge da lontano.
- Poche opzioni. Tre o cinque scelte per un sondaggio. Più di questo e le barre diventano illeggibili.
- Mostra i risultati, poi commenta. Fate una pausa sui risultati per alcuni secondi e dite quello che notate. "Interessante, quasi la metà di voi ha scelto l'opzione C". Questo è il momento in cui la stanza si sente ascoltata.
- Non interagire troppo. Sei o sette interazioni in 40 minuti sono abbastanza. Ogni sondaggio dovrebbe guadagnare il suo posto.
In una conferenza, l'impegno non consiste nel far parlare alcune persone. Si tratta di dare a ogni persona nella stanza un modo di partecipare di cinque secondi, a basso rischio, e poi mostrare a tutta la stanza cosa diceva.
Errori comuni da evitare
- Chiedere la partecipazione troppo tardi. Se la prima interazione avviene entro 25 minuti, la stanza è già in modalità di ascolto.
- Raccogliere risposte che non usi mai. Se fai un sondaggio, reagisci. Ignorare i risultati dice alle persone che il loro contributo non contava.
- Si affida solo al Wi-Fi del locale. La maggior parte dei partecipanti utilizzerà i dati mobili, ma menziona lentamente il codice di accesso e lascialo sullo schermo abbastanza a lungo per tutti.
- Finisco con un microfono Q&A . Mantenete il Q&A in diretta fino alla fine così che le migliori domande ricevano risposte.
Dopo il discorso: continua la conversazione
Una sessione di conferenza non deve finire quando lasci il palco. Ogni sondaggio, risposta al quiz e domanda sono salvati con la tua presentazione, in modo da poter rivedere ciò che la sala ha pensato, rispondere alle domande che non hai raggiunto in un post di follow-up, e utilizzare i risultati per migliorare il tuo prossimo discorso. Molti oratori condividono anche con gli organizzatori un breve riassunto dei risultati, che è una prova utile del successo della sessione.
L'impegno di un grande pubblico in una conferenza si riduce a tre passi: rendere l'associazione senza sforzo, dare alle persone un motivo per rispondere ogni pochi minuti, e mostrare alla sala le proprie risposte. Se volete provarlo nel vostro prossimo discorso, potete costruire la vostra sessione in EngageSlide Strumento di presentazione interattiva gratuitamente, con sondaggi, nuvole di parole, quiz e Q&A in diretta in un unico posto.