Các cuộc họp dự kiến là cuộc họp ngắn nhất trong ngày. Trong thực tế, nhiều đội kết thúc với một "stand-up" 30 phút nơi mọi người ngồi xuống, đọc lại các nhiệm vụ ngày hôm qua, và chờ lượt của họ trong khi một nửa phòng kiểm tra Slack. Ý tưởng là hợp lý: một sự đồng bộ hàng ngày ngắn gọn cho thấy các vấn đề sớm. Hầu hết thời gian là hình thức là những gì thất bại, không phải là đội ngũ. Hướng dẫn này cho thấy làm thế nào để giữ cho các cuộc họp đứng ngắn và hữu ích, với một chương trình nghị sự từng phút, ba thói quen làm cho chúng chạy dài, và một cách đơn giản để thu thập các ngăn chặn từ tất cả mọi người cùng một lúc bằng cách sử dụng EngageSlide .
Một cuộc họp đứng lên thực sự là gì
A Hội nghị đứng dậy là một bản đồng bộ ngắn, hàng ngày, trong hộp thời gian. Người ta ban đầu đứng để không ai cảm thấy đủ thoải mái để đi lang thang. Trong Scrum nó được gọi là Daily Scrum, và Sách hướng dẫn Scrum chính thức giới hạn nó ở 15 phút và mô tả mục đích của nó là kiểm tra tiến bộ hướng tới mục tiêu sprint và điều chỉnh kế hoạch cho ngày hôm sau.
Lưu ý những gì thiếu trong định nghĩa đó: báo cáo tình trạng cho một người quản lý. Một sự đứng lên là cho những người làm công việc để phối hợp với nhau. Nếu cuộc họp chủ yếu tồn tại để một người dẫn đầu có thể nghe được thông tin cập nhật, nó sẽ dẫn đến một nghi lễ báo cáo, và nghi lễ báo cáo luôn kéo dài. Một sự đứng dậy hữu ích trả lời ba câu hỏi cho toàn đội:
- Chúng ta vẫn đang đi đúng hướng? Không phải "mỗi người đã làm gì", mà là liệu nhóm có gần đến khi hoàn thành điều quan trọng không.
- Điều gì bị chặn hoặc có nguy cơ? Một sản phẩm có giá trị nhất của cuộc họp.
- Ai cần nói chuyện với ai sau đó? Người đứng lên bắt đầu các cuộc trò chuyện; nó không tổ chức chúng.
Tại sao những người đứng dậy bị lôi kéo qua 15 phút
Nếu các buổi đứng dậy hàng ngày thường kéo dài 25 hoặc 30 phút, nguyên nhân thường là một trong ba thói quen.
1. Báo cáo tình trạng vòng tròn
"Hôm qua tôi đã làm X, hôm nay tôi sẽ làm Y, không có chất ngăn chặn". Được lặp lại tám lần, điều này mất mười phút và nói với mọi người hầu như không có gì mà họ không thể đọc trên bảng. Tệ hơn, mọi người ngừng lắng nghe sau khi nói, và bất cứ ai chưa nói thì đang tập luyện.
2. Giải quyết vấn đề trong cuộc họp
Ai đó đề cập đến một lỗi, hai kỹ sư bắt đầu debugging nó lớn tiếng, và sáu người xem. Cuộc thảo luận là quan trọng, nhưng phần lớn phòng không cần phải ở đó.
3. Những người ngăn chặn không bao giờ được nói lên
Cái này rất tinh tế. Mọi người nói "không có người ngăn chặn" bởi vì thừa nhận bạn bị mắc kẹt trước toàn bộ đội cảm thấy khó khăn, hoặc bởi vì người ngăn chặn đang "đợi một đội khác" và dường như không đáng nhắc đến. Cuộc họp dường như nhanh chóng, nhưng nó không hữu ích. Vấn đề xuất hiện ba ngày sau như là một thời hạn bị bỏ lỡ.
Cả ba đều trở lại cùng một điều: cuộc họp tiếp tục người thay đổi để nói chuyện, vì vậy nó chậm và không trung thực lắm. Thay đổi điều đó và hầu hết các vấn đề sẽ biến mất.
Một chương trình nghị sự 15 phút có hiệu quả
Đây là một cấu trúc bạn có thể sử dụng vào ngày mai. Nó thay thế round-robin với một đi bộ trên bảng, và thu thập blockers từ tất cả mọi người ngay lập tức trước khi cuộc thảo luận bắt đầu.
phút 0 – 1: kiểm tra mục tiêu
Người hướng dẫn đọc một câu lớn về mục tiêu hàng tuần trong một câu. Điều này đóng neo mọi cập nhật tiếp theo. Nếu một bản cập nhật không liên quan đến mục tiêu, nó có lẽ thuộc về nơi khác.
phút 1 – 3: Báo thăm Blocker
Thay vì hỏi "có bất kỳ người ngăn chặn nào?" và giữ im lặng, hãy đưa một cuộc thăm dò nhanh lên màn hình: "Có gì ngăn cản anh hôm nay không?" Mọi người đều trả lời cùng một lúc trên điện thoại của họ, vì vậy một nhóm mười người không mất nhiều hơn một nhóm ba người. Sử dụng các loại phù hợp với sự chi phối thực sự của bạn, ví dụ:
- Không, tất cả đều ổn.
- Chờ đợi xem xét mã
- Chờ đợi một đội khác
- Yêu cầu không rõ ràng
- Vấn đề công cụ hoặc môi trường
Bởi vì không ai phải nâng tay lên trước mặt nhóm, bạn có được một bức tranh đúng hơn. Ba người lặng lẽ chọn "ngợi đợi một đánh giá mã" là một mô hình mà bạn có thể bỏ lỡ với round-robin thông thường.
phút 3 – 10: Đi qua bảng, phải sang trái
Thay vì đi từng người, hãy đi từng mục, bắt đầu từ cột gần nhất với "đã hoàn thành". Hỏi: cần phải làm gì để hoàn thành việc này? Sau đó di chuyển sang trái đến các mục được xem xét, sau đó là trong quá trình. Kết thúc công việc hơn là bắt đầu công việc, và đi từ bên phải sang bên trái giữ cho cuộc trò chuyện kết thúc. Mọi người nói chuyện khi thứ của họ xuất hiện, không phải vì đến lượt họ.
phút 10 – 13: Chủ sở hữu cho mỗi blocker
Trở lại kết quả cuộc thăm dò. Mỗi người chặn nhận được hai thứ: một người sở hữu việc mở khóa nó và một thời gian ("Priya và Sam cặp trên đánh giá ngay sau này"). Đừng giải quyết vấn đề ở đây. Hãy đề cập đến kế hoạch tiếp theo và tiếp tục.
phút 13 – 15: bãi đậu xe và đóng cửa
Bất cứ điều gì đã gây ra một cuộc thảo luận dài hơn đều nằm trong danh sách bãi đậu xe. Những người cần ở lại thì ở lại. Mọi người đi đúng giờ. Kết thúc đúng giờ mỗi ngày quan trọng hơn bất kỳ mục nào trên chương trình nghị sự, bởi vì nó dạy cho nhóm rằng cuộc họp có thể được tin tưởng.
Làm thế nào để chạy nó trong EngageSlide
Anh không cần một sự sắp xếp lớn cho việc này. Một sàn đứng lên trong EngageSlide Công cụ trình bày tương tác có thể là hai hoặc ba slide mà bạn sử dụng lại mỗi ngày.
- Tạo một bài thuyết trình "Đứng lên hàng ngày". Thêm một slide Poll với các loại ngăn chặn của bạn. Thập tắt việc thu thập tên nếu bạn muốn câu trả lời ẩn danh; đối với một nhóm nhỏ, tin tưởng, giữ tên sẽ giúp theo dõi nhanh hơn.
- Sử dụng lại hàng và thiết lập lại kết quả mỗi ngày. Sử dụng "Sửa lại kết quả bài thuyết trình này" trước mỗi lần đứng lên để câu trả lời hôm qua không trộn lẫn với câu trả lời hôm nay, và mã kết hợp vẫn quen thuộc. Các thành viên nhóm tham gia từ điện thoại của họ bằng cách quét QR code hoặc nhập mã một lần.
- Thêm một kiểm tra tự tin tùy chọn. Một lần một tuần, hãy thêm một slide Scale: "Bạn tự tin đến mức nào rằng chúng ta sẽ đạt được mục tiêu của cuộc chạy đua này?" (1 – 5). Tỷ lệ trung bình giảm là một cảnh báo sớm mà chỉ đơn giản là hội đồng quản trị sẽ không thể cho thấy.
- Giữ slide Q&A mở cho bãi đậu xe. Mọi người có thể bỏ qua những chủ đề họ muốn thảo luận sau khi đứng lên, và bỏ phiếu cho những người khác, mà không làm gián đoạn dòng chảy.
- Có mặt từ bất cứ nơi nào. Đối với các nhóm từ xa hoặc hybrid, chia sẻ cửa sổ trình bày trong cuộc gọi video của bạn. Nếu bạn chạy stand-up bên trong Teams, Kết hợp Microsoft Teams giữ mọi thứ ở một nơi.
Cách nhanh nhất để rút ngắn thời gian đứng lên là không nói nhanh hơn. Ngừng thay lượt: thu thập những người ngăn chặn từ tất cả mọi người cùng một lúc, sau đó dành thời gian bạn tiết kiệm cho một vài thứ cần phải nói chuyện.
Đường đứng từ xa và hybrid
Các nhóm phân phối cảm thấy đau đớn nhất khi đứng dậy. Trong video, việc quay vòng lại thậm chí còn chậm hơn: mọi người không nói đến muộn, nói chuyện với nhau, hoặc giao cho ai đó xa bàn phím. Một vài điều chỉnh giúp:
- Máy ảnh là tùy chọn, trả lời là bắt buộc. Một cuộc thăm dò nhanh chóng từ tất cả mọi người cho thấy bạn có hơn tám khuôn mặt trong một lưới.
- Sử dụng cùng một mã tham gia mỗi ngày. Đặt nó vào kênh nhóm để tham gia mất hai giây.
- Viết cập nhật async trước. Nếu mọi người muốn chia sẻ tiến bộ chi tiết, một bản cập nhật văn bản ngắn trong trò chuyện trước cuộc họp giải phóng thời gian trực tiếp cho những người chặn.
- Hãy tôn trọng vùng giờ. Nếu không có thời gian phù hợp với tất cả mọi người, hãy chạy cuộc thăm dò theo cách không đồng bộ và giữ phần trực tiếp cho bất cứ ai chồng chéo.
Những sai lầm phổ biến để tránh
- Để người quản lý chạy mọi bản cập nhật. Chuyển dịch viên hàng tuần. Nó làm gia tăng quyền sở hữu và ngăn chặn cuộc họp biến thành một báo cáo cho một người.
- Trượt qua việc đứng dậy khi "không có gì xảy ra". Những ngày yên tĩnh là khi những vật cản ẩn lớn lên. Một phiên bản hai phút chỉ với cuộc thăm dò vẫn đáng giá.
- Thêm các chủ đề cho đến khi nó trở thành một cuộc họp lập kế hoạch. Nếu bạn tiếp tục cần thêm thời gian, đội ngũ cần một buổi họp riêng hàng tuần, chứ không phải một buổi đứng dậy lâu hơn.
- Không bao giờ nhìn lại. Một lần chạy đua, kiểm tra: các chất ngăn chặn được nâng lên đứng lên có được giải quyết nhanh hơn trước không? Nếu không, hãy điều chỉnh các loại hoặc bước tiếp theo.
Đứng lên như một phần của văn hóa họp lành mạnh hơn
Một sự đứng dậy tốt là một phần của bức tranh lớn hơn. Nếu các cuộc họp khác của nhóm của bạn cũng kéo dài, những ý tưởng tương tự sẽ chuyển qua: cho mỗi cuộc họp một mục đích rõ ràng, để mọi người trả lời ngay lập tức thay vì thay thế, và kết thúc với một quyết định và một chủ sở hữu. Chúng ta đề cập đến phương pháp tiếp cận rộng hơn trong làm thế nào để tổ chức các cuộc họp người ta không sợ.
Bắt đầu nhỏ. Ngày mai, hãy giữ lập trường hiện tại của bạn nhưng thêm một cuộc thăm dò chặn duy nhất vào lúc bắt đầu và một dừng chân khó khăn sau 15 phút. Hầu hết các đội nhận thấy sự khác biệt trong vòng một tuần: các cuộc họp ngắn hơn, những câu trả lời trung thực hơn, và những người bị chặn được xóa trong cùng một ngày thay vì vào cuối sprint. Bạn sẽ tìm thấy các hướng dẫn thực tế hơn về cuộc họp và tạo điều kiện trên Blog EngageSlide.
Ảnh bìa: "Họp Scrum hàng ngày" của Nghungdo, qua Wikimedia Commons, được cấp phép theo: CC BY-SA 4.0.