স্ট্যান্ড আপ মিটিংঃ কীভাবে সেগুলো সংক্ষিপ্ত ও দরকারী রাখতে হয়

স্ট্যান্ডআপ মিটিংগুলো দিনের সবচেয়ে ছোট মিটিং। বাস্তবে, অনেক দল 30 মিনিটের "স্ট্যান্ড-আপ" দিয়ে শেষ হয় যেখানে প্রত্যেকে বসে, গতকালের কাজগুলি পুনরাবৃত্তি করে এবং তাদের পালা দেখার জন্য অপেক্ষা করে যখন অর্ধেক রুম Slack পরীক্ষা করে। ধারণাটি সুনির্দিষ্টঃ একটি সংক্ষিপ্ত দৈনিক সিঙ্ক্রোনাইজেশন যা সমস্যাগুলি প্রাথমিকভাবে প্রকাশ করে। বেশিরভাগ সময় ফরম্যাটই ব্যর্থ হয়, দল নয়। এই গাইডটি দেখায় যে কীভাবে স্ট্যান্ড-আপ মিটিংগুলি সংক্ষিপ্ত এবং দরকারী রাখা যায়, এক মিনিটের পর এক এজেন্ডা, তিনটি অভ্যাস যা তাদের দীর্ঘস্থায়ী করে তোলে এবং EngageSlide ব্যবহার করে একসাথে প্রত্যেকের থেকে ব্লকারগুলি সংগ্রহ করার একটি সহজ উপায়।

স্ট্যান্ড আপ মিটিং আসলে কিসের জন্য

এ স্ট্যান্ড আপ মিটিং একটি সংক্ষিপ্ত, দৈনিক, টাইমবক্স সিঙ্ক। মানুষ প্রাথমিকভাবে দাঁড়িয়েছিল যাতে কেউ ঘুরতে আরাম না পায়। স্ক্রামে এটিকে ডেইলি স্ক্রাম বলা হয়, এবং অফিসিয়াল স্ক্রম গাইড স্প্রিন্টের লক্ষ্যের দিকে অগ্রগতি পর্যালোচনা এবং পরের দিনের জন্য পরিকল্পনাটি অনুকূলিতকরণ হিসাবে বর্ণনা করে।

এই সংজ্ঞায় কী অনুপস্থিত তা লক্ষ্য করুনঃ ম্যানেজারের কাছে অবস্থা প্রতিবেদন করা। একটি স্ট্যান্ড-আপ হল কাজ করা লোকদের একে অপরের সাথে সমন্বয় করার জন্য। যদি বৈঠকটি মূলত এমন হয় যাতে একজন নেতৃত্ব আপডেট শুনতে পারে, তাহলে এটি একটি রিপোর্টিং রীতিনীতিতে পরিণত হবে, এবং রিপোর্টিং রীতিনীতিগুলি সবসময় দীর্ঘ হয়। একটি দরকারী স্ট্যান্ডআপ গোটা দলের জন্য তিনটি প্রশ্নের উত্তর দেয়ঃ

• আমরা কি এখনও লক্ষ্যের পথে আছি? "প্রতিটি ব্যক্তি কী করেছে" নয়, কিন্তু দলটি কী গুরুত্বপূর্ণ তা শেষ করার কাছাকাছি কিনা।
• কি কি অবরুদ্ধ বা ঝুঁকিপূর্ণ? এই মিটিংয়ের সবচেয়ে মূল্যবান ফলাফল।
• পরে কার সাথে কথা বলতে হবে? স্ট্যান্ড-আপ কথোপকথন শুরু করে; এটি তাদের হোস্ট করে না।

স্ট্যান্ড-আপ কেন ১৫ মিনিট অতিক্রম করে

যদি আপনার দৈনিক স্ট্যান্ডআপ মিটিং নিয়মিত ২৫-৩০ মিনিট হয়, তাহলে এর কারণ সাধারণত তিনটি অভ্যাসের মধ্যে একটি।

1. রাউন্ড রবিন স্ট্যাটাস রিপোর্ট

"গতকাল আমি X করেছি, আজ আমি Y করব, কোন ব্লকার নেই।" আটবার পুনরাবৃত্তি করা, এটি দশ মিনিট সময় নেয় এবং মানুষকে প্রায় কিছুই বলে না যা তারা বোর্ডে পড়তে পারে না। আরও খারাপ, সবাই কথা বলার পর শুনতে বন্ধ করে দেয়, আর যারা এখনো কথা বলেনি তারা প্র্যাকটিস করতে ব্যস্ত।

2. বৈঠকে সমস্যা সমাধান

কেউ একটি বাগ উল্লেখ, দুই প্রকৌশলী উচ্চস্বরে debugging শুরু, এবং ছয় মানুষ তাকান. আলোচনা গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু রুমের বেশিরভাগ অংশের জন্য সেখানে থাকার দরকার নেই।

3. ব্লকার যা কখনোই উচ্চস্বরে বলা হয় না

এটা খুব সূক্ষ্ম। মানুষ বলে "কোনো ব্লকার নেই" কারণ পুরো দলের সামনে আটকে থাকাটা অস্বাভাবিক মনে হয়, অথবা কারণ ব্লকারটি "অন্য দলের জন্য অপেক্ষা করছে" এবং এটি উল্লেখ করার মতো মনে হয় না। মিটিংটা দ্রুত বলে মনে হচ্ছে, কিন্তু এটা দরকারী নয়। সমস্যাটি তিন দিন পর দেখা যায় যে সময়সীমা মিস করা হয়েছে।

এই তিনজনই একই বিষয়ে ফিরে আসেনঃ বৈঠক চলছে কথা বলতে পাল্টা পাল্টা মানুষ, তাই এটা ধীর এবং খুব একটা সৎ নয়. এটি পরিবর্তন করুন এবং বেশিরভাগ সমস্যা চলে যাবে।

কার্যকর ১৫ মিনিটের স্ট্যান্ড-আপ এজেন্ডা

এখানে একটি কাঠামো আছে যা আপনি আগামীকাল ব্যবহার করতে পারেন। এটি রাউন্ড-রবিনের পরিবর্তে পুরো বোর্ড জুড়ে হাঁটা, এবং আলোচনার শুরু হওয়ার আগে সবার কাছ থেকে অবিলম্বে ব্লকার সংগ্রহ করে।

মিনিট 0 – 1: লক্ষ্য পরীক্ষা

অনুশীলনকারী এক বাক্যে স্প্রিন্ট বা সাপ্তাহিক লক্ষ্যটি জোরে পড়ে। এটি পরবর্তী প্রতিটি আপডেটকে স্থির করে। যদি কোনও আপডেট লক্ষ্যের সাথে সম্পর্কিত না হয়, তাহলে সম্ভবত এটি অন্য কোথাও।

মিনিট 1 – 3: ব্লকার পোল

"কোনও ব্লকার" জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে এবং নীরবতা অর্জনের পরিবর্তে, স্ক্রিনে একটি দ্রুত জরিপ করুনঃ "আজ আপনাকে কিছু বাধা দিচ্ছে? প্রত্যেকে একই সময়ে তাদের ফোনে উত্তর দেয়, তাই দশজনের একটি দল তিনজনের একটি দলের চেয়ে বেশি সময় নেয় না। আপনার আসল ঘর্ষণের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ বিভাগগুলি ব্যবহার করুন, উদাহরণস্বরূপঃ

• না, সব পরিষ্কার
• কোড রিভিউয়ের অপেক্ষায়
• অন্য দলের জন্য অপেক্ষা করছি।
• অস্পষ্ট প্রয়োজনীয়তা
• সরঞ্জাম বা পরিবেশগত সমস্যা

যেহেতু দলের সামনে কাউকে হাত তুলতে হবে না, তাই আপনি আরও সত্যিকারের ছবি পাবেন। তিনজন নীরবে "কোড রিভিউয়ের অপেক্ষায়" বেছে নিচ্ছে, এটা এমন একটা প্যাটার্ন যা আপনি সাধারণত মিস করবেন।

মিনিট 3 – 10: বোর্ডটি দিয়ে হাঁটুন, ডান থেকে বাম

ব্যক্তি-পর-ব্যক্তির পরিবর্তে, "সমাপ্ত" এর নিকটতম কলাম থেকে শুরু করে আইটেম-এ-আইটেম যান। জিজ্ঞাসা করুনঃ এটা শেষ করতে কি লাগবে? তারপরে বাম দিকে পর্যালোচনা করা আইটেমগুলিতে চলে যান, তারপরে প্রগতিশীল। কাজ শেষ করা শুরু করার চেয়ে ভালো, এবং ডান থেকে বাম দিকে হাঁটলে কথোপকথন শেষ হয়। মানুষ যখন তাদের আইটেম আসে তখন কথা বলে, কারণ এটা তাদের পালা নয়।

মিনিট দশম – 13: প্রতিটি ব্লকারের জন্য মালিক

পোলের ফলাফলের দিকে ফিরে যান। প্রতিটি ব্লকার দুটি জিনিস পায়ঃ একজন ব্যক্তি যিনি এটি আনব্লকিংয়ের মালিক এবং একটি সময় ("প্রিয়া এবং স্যাম পর্যালোচনার ঠিক পরে") । এখানে ব্লকার সমাধান করবেন না। পরবর্তী পদক্ষেপের নাম দিন এবং এগিয়ে যান।

মিনিট 13 – 15: পার্কিং এবং বন্ধ

যা কিছু দীর্ঘ আলোচনার সূচনা করেছিল তা পার্কিং লটের তালিকায় থাকবে। যারা থাকতে চায়, তারা থাকুক। বাকিরা সবাই সময়মতো চলে যায়। প্রতিদিন সময়মতো শেষ করা কোন একক এজেন্ডা পয়েন্টের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি দলকে শিখিয়েছে যে বৈঠকে বিশ্বাসযোগ্য হতে পারে।

EngageSlide তে কিভাবে এটি চালানো যায়

এটা করার জন্য তোমার কোনো বড় আয়োজনের দরকার নেই। EngageSlide এর একটি স্ট্যান্ড-আপ ডেক ইন্টারেক্টিভ উপস্থাপনা সরঞ্জাম দুই-তিনটি স্লাইড হতে পারে যা আপনি প্রতিদিন পুনরায় ব্যবহার করেন।

1. "দৈনিক স্ট্যান্ডআপ" উপস্থাপনা তৈরি করুন। আপনার ব্লকার বিভাগের সাথে একটি Poll স্লাইড যোগ করুন। নাম সংগ্রহ বন্ধ করুন যদি আপনি প্রশ্নের উত্তরগুলি অজানা রাখতে চান; একটি ছোট, নির্ভরযোগ্য দলের জন্য, নাম রাখা দ্রুত অনুসরণ করে।
2. ডেকটি পুনরায় ব্যবহার করুন এবং প্রতিদিন ফলাফল রিসেট করুন। প্রতিটি স্ট্যান্ডআপের আগে "এই উপস্থাপনা ফলাফল পুনরায় সেট করুন" ব্যবহার করুন যাতে গতকালের উত্তরগুলি আজকের উত্তরগুলির সাথে মিশ্রিত না হয় এবং সংযুক্ত কোডটি পরিচিত থাকে। টিমের সদস্যরা তাদের ফোন থেকে QR code স্ক্যান করে অথবা কোডটি একবার টাইপ করে যোগ দেন।
3. একটি ঐচ্ছিক আত্মবিশ্বাস পরীক্ষা যোগ করুন। সপ্তাহে একবার, একটি স্কেল স্লাইড যোগ করুনঃ "আপনি কতটা আত্মবিশ্বাসী যে আমরা এই স্প্রিন্টের লক্ষ্যে পৌঁছে যাব?" (1 – 5) । একটি পতনশীল গড় একটি প্রাথমিক সতর্কতা যে বোর্ড একা প্রদর্শিত হবে না।
4. পার্কিংয়ের জন্য একটি Q&A স্লাইড খোলা রাখুন। লোকেরা স্ট্যান্ডআপের পরে যে বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করতে চায় তা ফেলে দিতে পারে এবং অন্যদের ভোট দিতে পারে, প্রবাহকে বিরতি না দিয়ে।
5. আপনি যেখানেই থাকুন না কেন উপস্থিত থাকুন। রিমোট বা হাইব্রিড টিমের জন্য, আপনার ভিডিও কলের উপস্থাপনা উইন্ডোটি শেয়ার করুন। যদি আপনি টিমস ভিতরে স্ট্যান্ডআপ চালান, মাইক্রোসফট টিমস ইন্টিগ্রেশন সবকিছু এক জায়গায় রাখে।

একটি স্ট্যান্ড-আপ সংক্ষিপ্ত করার দ্রুততম উপায় দ্রুত কথা বলা নয়। পাল্টা পাল্টা বন্ধ করুনঃ প্রত্যেকের কাছ থেকে একবারে ব্লকার সংগ্রহ করুন, তারপরে আপনার সংরক্ষিত সময়টি কয়েকটি আইটেমগুলিতে ব্যয় করুন যা কথোপকথনের প্রয়োজন।

দূরবর্তী এবং হাইব্রিড স্ট্যান্ডআপ

বিতরণ করা দলগুলো স্ট্যান্ড-আপ ব্যথা সবচেয়ে বেশি অনুভব করে। ভিডিওতে, রাউন্ড-রবিন আরও ধীর হয়ঃ লোকেরা দেরী পর্যন্ত নিঃশব্দ হয়, একে অপরের সাথে কথা বলে, অথবা কেউ কীবোর্ড থেকে দূরে কাউকে হস্তান্তর করে। কিছু সংশোধন সাহায্য করেঃ

• ক্যামেরা অপশনাল, জবাব বাধ্যতামূলক। প্রত্যেকের একটি দ্রুত জরিপের প্রতিক্রিয়া আপনাকে একটি গ্রিডের মধ্যে আটটির বেশি মুখ দেখায়।
• প্রতিদিন একই কোড ব্যবহার করুন। এটা টিম চ্যানেলে পিন করুন তাই যোগদান করতে ২ সেকেন্ড লাগবে।
• আগে অ্যাসিনক আপডেট লিখুন। যদি মানুষ বিস্তারিত অগ্রগতি শেয়ার করতে চায়, বৈঠকের আগে চ্যাটে একটি সংক্ষিপ্ত লিখিত আপডেট ব্লকারদের জন্য লাইভ টাইম মুক্ত করে।
• সময়সীমার প্রতি শ্রদ্ধাশীল হও। যদি সময় সবার জন্য কাজ না করে, তাহলে পোলটি অযৌক্তিকভাবে চালান এবং যারা ওভারল্যাপ করেন তাদের জন্য লাইভ অংশটি রাখুন।

এড়ানো উচিত সাধারণ ভুল

• ম্যানেজারকে সব আপডেট চালাতে দিচ্ছে। সাপ্তাহিকভাবে অনুশীলনকারীকে ঘুরিয়ে দিন। এটি মালিকানা ছড়িয়ে দেয় এবং মিটিংকে এক ব্যক্তির প্রতিবেদনে পরিণত করতে বাধা দেয়।
• যখন "কিছুই হচ্ছে না" তখন স্ট্যান্ড-আপ এড়িয়ে যাওয়া। নীরব দিনগুলোতে লুকানো ব্লকারগুলো বেড়ে ওঠে। শুধু জরিপের সাথে একটি দুই মিনিটের সংস্করণ এখনও মূল্যবান।
• এটি একটি পরিকল্পনা সভা না হওয়া পর্যন্ত বিষয় যোগ করা। যদি আপনার আরও সময় প্রয়োজন হয়, তাহলে দলকে আলাদা সাপ্তাহিক সেশন দরকার, আর বেশি সময় দাঁড়াতে হবে না।
• আর কখনো পিছনে ফিরে তাকাই না। একবার স্প্রিন্ট করুন, পরীক্ষা করুনঃ স্ট্যান্ড-আপ অবস্থায় উঠানো ব্লকারগুলি কি আগের চেয়ে দ্রুত সমাধান হয়? যদি তা না হয়, তাহলে ক্যাটাগরি বা পরবর্তী পদক্ষেপটি সামঞ্জস্য করুন।

স্বাস্থ্যকর মিটিং সংস্কৃতির অংশ হিসেবে স্ট্যান্ড-আপ

একটি ভাল স্ট্যান্ড-আপ একটি বড় ছবির এক টুকরা। যদি আপনার দলের অন্যান্য বৈঠকগুলিও ধীর হয়, তাহলে একই ধারণাগুলি বাস্তবায়িত হয়ঃ প্রতিটি বৈঠকে একটি পরিষ্কার উদ্দেশ্য দিন, প্রত্যেকে পাল্টা পাল্টা করার পরিবর্তে একবারে উত্তর দিন, এবং একটি সিদ্ধান্ত এবং একটি মালিকের সাথে শেষ করুন। আমরা এই বৃহত্তর পদ্ধতির কভার কিভাবে মিটিং পরিচালনা করা যায় মানুষ ভয় পায় না.

ছোট থেকে শুরু করো। আগামীকাল, আপনার বর্তমান স্ট্যান্ডআপ রাখুন কিন্তু শুরুতে একটি একক ব্লকার পোল যোগ করুন এবং 15 মিনিটে একটি কঠিন স্টপ। বেশিরভাগ দল এক সপ্তাহের মধ্যে পার্থক্য লক্ষ্য করেঃ সংক্ষিপ্ত বৈঠক, আরো সৎ উত্তর, এবং ব্লকারগুলি স্প্রিন্টের শেষে পরিবর্তে একই দিনে সরানো হয়। আপনি আরো ব্যবহারিক সভা এবং সহজলভ্যতা গাইড পাবেন EngageSlide ব্লগ.

কভার ছবিঃ "হোপ স্ক্রাম hàng ngày" by Nghungdo, via উইকিমিডিয়া কমন্স, অধীনে লাইসেন্স CC BY-SA 4.0.