Hầu hết các đội đều tổ chức các cuộc xem lại. Rất ít người có thể đặt tên cho một điều đã thay đổi vì một điều. Mô hình này quen thuộc: những lời phàn nàn tương tự xuất hiện sprint sau sprint, danh sách các mục hành động tăng lên, và retro dần dần biến thành một nghi lễ người dân ngồi qua thay vì một cuộc họp cải thiện cách họ làm việc. Hướng dẫn này là về loại hình trở lại của nhóm, một trong những điều thúc đẩy sự thay đổi thực sự. Bạn sẽ có một cấu trúc năm giai đoạn, các thói quen tạo điều kiện để giữ chân thật, và một hệ thống đơn giản để đảm bảo các mục hành động thực sự được thực hiện.
Tại sao hầu hết các nghiên cứu lại không thay đổi gì cả
Các Nguyên tắc của Manifesto Agile yêu cầu các nhóm suy nghĩ thường xuyên về cách trở nên hiệu quả hơn, sau đó điều chỉnh và điều chỉnh hành vi của họ. Phần phản xạ là dễ dàng. Phần điều chỉnh là khi retros thất bại, thường là vì một trong bốn lý do:
- Những tiếng nói lớn nhất đặt ra chương trình nghị sự. Hai hoặc ba người nói chuyện, tất cả mọi người gật đầu, và các vấn đề thực sự không được nói.
- Quá nhiều chủ đề, không có ưu tiên. Nhóm nghiên cứu thảo luận 12 vấn đề trong 5 phút mỗi lần và không khắc phục bất kỳ vấn đề nào.
- Các mục hành động mà không có chủ sở hữu. ⁇ Chúng ta nên cải thiện đánh giá mã ⁇ là một mong muốn, không phải là một hành động.
- Không theo dõi. Không ai kiểm tra hành động của sprint cuối cùng, vì vậy nhóm lặng lẽ học được rằng lời hứa retro không quan trọng.
Mỗi bước dưới đây được thiết kế để khắc phục một trong những vấn đề này.
Năm giai đoạn của một retro hoạt động
A Retro slide từ xa trong EngageSlide chạy toàn bộ retrospective trên một slide, hướng dẫn từng bước: Đạo luật đầu tiên, Tạo ra ý tưởng, Nhóm, bỏ phiếu và các mục hành động. Bạn kiểm soát tốc độ từ màn hình lớn và điện thoại của mỗi người tham gia theo dõi, cho dù đội có ở trong một phòng hoặc nằm trên các vùng thời gian.
1. Chỉ thị đầu tiên: đặt một giai điệu an toàn (2 phút)
Cởi mở bằng cách đọc ức mạnh Đạo chỉ đầu: lời nhắc nhở rằng mọi người đã làm công việc tốt nhất có thể với những gì họ biết vào thời điểm đó. Có vẻ như là một sự chính thức, nhưng nó tái định hình cuộc họp từ tội lỗi đến học hỏi. Đội có độ cao an toàn tâm lý Họ sẵn sàng thừa nhận những sai lầm, đó chính là nguyên liệu thô mà một người retro cần.
Nếu nhóm của bạn mới nhận được phản hồi trung thực, hoặc có căng thẳng sau một cuộc chạy đua khó khăn, hãy bật Chế độ ẩn danh. Tên biến mất từ mọi ghi chú trên màn hình lớn và trên điện thoại, điều này làm cho nó dễ dàng hơn nhiều để viết yêu cầu liên tục thay đổi giữa xuân về người quản lý của bạn. Để biết thêm về điều này, xem làm thế nào để thu thập phản hồi trung thực trong các buổi họp.
2. Tạo ra ý tưởng: mọi người viết, không ai nói (5 – 7 phút)
Đây là giải pháp lớn nhất cho vấn đề tiếng ⁇ ⁇ lớn nhất. Thay vì thảo luận cởi mở, mọi người đều viết tin vào điện thoại của mình cùng một lúc. Mỗi người chọn một tab cột, gõ một ghi chú và nhấn Enter. Họ có thể thêm nhiều như họ muốn, và các ghi chú xuất hiện vào các cột trên màn hình lớn trực tiếp.
Việc viết im cho các thành viên nhóm yên tĩnh cùng thời gian phát sóng với những người tự tin nhất, và nó ngăn chặn những bình luận sớm khỏi gắn liền với suy nghĩ của mọi người.
3. Nhóm: biến hai mươi ghi chú thành năm chủ đề (3 – 5 phút)
Là người hỗ trợ, bạn sẽ dọn dẹp bảng trong khi nhóm xem. Chuyển một ghi chú đến một cột khác nếu nó rơi vào nơi sai, hoặc chọn hai hoặc nhiều ghi chú tương tự và nhấn Nhóm được chọn để xếp chúng dưới một thẻ với một con số. ⁇ Sự đứng dậy kéo dài quá lâu ⁇ và quá nhiều cuộc họp tình trạng ⁇ thực sự là một chủ đề về tải trọng cuộc họp.
Nhóm là nơi một retro bắt đầu hiển thị các mô hình. Một chủ đề với năm ghi chú đằng sau nó là một tín hiệu mạnh hơn năm khiếu nại riêng biệt.
4. Đánh phiếu: để cho nhóm lựa chọn những gì quan trọng (2 – 3 phút)
Bước này khắc phục vấn đề quá nhiều chủ đề. Mỗi người nhận được một số phiếu cố định (ba theo mặc định, điều chỉnh từ một đến mười dưới Số phiếu tối đa cho mỗi người) và có thể đưa ra mỗi ghi chú tối đa một phiếu bầu. Nhấp vào một ghi chú một lần nữa sẽ đưa bỏ phiếu trở lại, để mọi người có thể thay đổi ý kiến cho đến khi bạn tiếp tục.
Khi bỏ phiếu kết thúc, mỗi cột được sắp xếp theo phiếu bầu. Chương trình nghị sự của bạn cho phần còn lại của cuộc họp bây giờ được thiết lập bởi nhóm, không phải bởi ai nói đầu tiên.
5. Các mục hành động: thảo luận về các ghi chú hàng đầu và chỉ định chủ sở hữu (15 – 20 phút)
Làm theo danh sách từ ghi chú được bỏ phiếu nhiều nhất. Đối với mỗi người, hãy hỏi ba câu hỏi: thực sự đang xảy ra gì, chúng ta có thể thử gì, và ai sẽ sở hữu nó. Đánh dấu mỗi ghi chú như Được thảo luận khi bạn hoàn thành; thanh ở dưới cùng cho thấy tiến bộ, chẳng hạn như 4/12 được thảo luận, giúp bạn giữ thời gian.
Sau đó nhập hành động vào bảng Action Items với một Chủ sở hữu. Mỗi người tham gia nhìn thấy các hành động và chủ sở hữu được thỏa thuận trên điện thoại của họ, vì vậy không có sự mơ hồ về những gì đã được quyết định.
Làm thế nào để viết các mục hành động thực sự xảy ra
Một mục hành động là đầu ra duy nhất của một retro quan trọng. Những người tốt có bốn đặc điểm:
- Một chủ sở hữu, không phải nhóm. Chủ sở hữu không phải làm tất cả công việc, nhưng họ chịu trách nhiệm đảm bảo nó xảy ra.
- Đủ nhỏ để chạy một lần. Khôi phục văn hóa thử nghiệm của chúng ta sẽ biến đổi mãi mãi. ⁇ Thêm một khoảng thời gian phân loại lỗi 15 phút vào buổi đứng lên thứ Hai ⁇ có thể được thực hiện trong tuần này.
- Khá cụ thể và rõ ràng. Nếu ai đó bên ngoài nhóm đọc nó, liệu họ có biết những thay đổi gì?
- Chỉ có vài người. Hai hoặc ba hành động mỗi retro là đủ. Nhóm cam kết đến 8 thường không hoàn thành.
Một phản hồi thúc đẩy sự thay đổi thực sự khi nó kết thúc với hai hoặc ba hành động nhỏ, thuộc sở hữu, và retro tiếp theo bắt đầu bằng cách kiểm tra xem chúng đã xảy ra hay không.
Đóng vòng lặp: bắt đầu mỗi retro với các hành động sprint cuối cùng
Đây là thói quen phân biệt những đội cải thiện với những đội mới gặp nhau. Trước khi bạn mở Idea Generation, xem lại các hành động trước đó. Trong EngageSlide điều này được xây dựng trong: khi bạn sử dụng lại cùng một slide, nhấp vào Kết quả rõ ràng này trượt để xóa các ghi chú và phiếu bầu cũ, và các mục hành động trước đó vẫn ở trong bảng điều khiển Các mục hành động cho đến khi bạn xóa chúng. Đánh dấu những người đã hoàn thành, thảo luận những người không, và loại bỏ chúng với × một khi đã được giải quyết.
Nếu một hành động đã lật hai lần, hãy coi đó như một tín hiệu: hoặc nó quá lớn, chủ sở hữu thiếu thời gian, hoặc nhóm không thực sự muốn nó. Hãy nói thẳng ra và quyết định xem phải rút ngắn hay bỏ đi.
Giữ định dạng mới
Tiếp tục cùng ba cột mỗi hai tuần sẽ trở nên lỗi thời. Chuyển đổi Template thỉnh thoảng để thay đổi những câu hỏi mà mọi người nghĩ về:
- Tự mặc định (Went Well / To Improve / Action Items) cho một nhanh chóng, cổ điển sprint retro.
- 4Ls (Like / Learn / Lacked / Longed For) sau một dự án, một bản phát hành hoặc một khóa đào tạo.
- Ngôi sao biển (Keep Doing / Less Of / More Of / Stop Doing / Start Doing) khi nhóm muốn thay đổi tinh tế hơn.
- Tiêu chuẩn cột cho các định dạng như Start / Stop / Continue, Mad / Sad / Glad, hoặc một Sailboat retro với Wind, Anchors, Rocks and Island. Bạn có thể có hai đến sáu cột, mỗi cột có màu riêng.
Các mẹo cơ hội cho các nhóm trong phòng và từ xa
- Hộp thời gian mỗi giai đoạn. Phần lớn cuộc họp nên dành cho các chủ đề thảo luận và hành động, chứ không phải để ghi chú.
- Hãy tạo điều kiện, đừng thống trị. Nếu bạn là người dẫn đầu nhóm, hãy xem xét việc quay vai trò hỗ trợ để retro không trở thành đánh giá tình trạng với sếp.
- Sử dụng một màn hình cho mọi người. Các nhóm lai nên viết trên thiết bị của riêng họ, ngay cả những người trong phòng, để các đồng nghiệp từ xa không phải là những người tham gia lớp thứ hai.
- Bảo vệ thời gian. Một 45 – 60 phút retro mỗi sprint đánh bại một 3 giờ ⁇ lớn retro ⁇ một lần một phần tư.
- Kết thúc năng lượng. Bắt đầu bằng cách hỏi mỗi người một phản ứng từ một hoặc một cuộc thăm dò nhanh về việc retro cảm thấy hữu ích như thế nào, và sử dụng câu trả lời để cải thiện câu tiếp theo.
Nếu người đứng lên của bạn tiếp tục xuất hiện như một ghi chú ⁇ To Improve ⁇ , bạn cũng có thể thích làm thế nào để giữ cho các buổi họp ngắn và hữu ích. Để biết toàn bộ tham chiếu thiết lập, xem: Điều trợ giúp Retro từ xa, và khám phá các cách khác để tiến hành các cuộc họp tốt hơn với Công cụ trình bày tương tác EngageSlide.