Hầu hết các buổi Q&A thất bại trong hai phút. Người phát biểu kết thúc tấm slide cuối cùng, hỏi "có câu hỏi nào?", và phòng lặng lẽ — không phải vì không ai tò mò, nhưng vì hỏi lớn lên trước 40 đồng nghiệp là tốn kém về mặt xã hội. Sau đó một người cao cấp hỏi một câu hỏi dài, thoải mái, đồng hồ hết, và mọi người rời đi với điều họ thực sự muốn biết vẫn chưa được hỏi.
Một phiên Q&A trực tiếp là một định dạng bạn chạy, không phải là một khoảng trống bạn để lại ở cuối. Hướng dẫn này đi qua toàn bộ — làm thế nào để mở hàng câu hỏi sớm, làm thế nào để đặt hàng những gì được trả lời, làm thế nào để xử lý những thứ khó khăn, và làm gì với tất cả những gì bạn không có được. Nếu bạn muốn sản phẩm ngắn hơn đi qua thay vào đó, chúng tôi đã có một: Q&A live trên EngageSlide.
Tại sao "có bất kỳ câu hỏi nào?" hầu như không bao giờ hoạt động
Làm một câu hỏi trước công chúng là một hành động nhỏ của sự lộ diện. Người hỏi có nguy cơ trông không thông tin, không đề cập đến vấn đề, hoặc như họ không lắng nghe. Nghiên cứu về an toàn tâm lý tiếp tục hạ cánh trên cùng một điểm: mọi người nói lên khi chi phí nhận thức của việc nói lên giảm xuống dưới lợi ích nhận thức. Điện thoại được truyền liên tục là chi phí cao nhất mà bạn có thể thiết kế.
Q&A kỹ thuật số làm giảm chi phí này theo ba cách cụ thể. Các câu hỏi có thể được gửi dưới dạng ẩn danh. Chúng có thể được gõ trong khi suy nghĩ vẫn tươi, thay vì được giữ trong hai mươi phút. Và bỏ phiếu cho phép mọi người ủng hộ một câu hỏi mà không cần phải viết nó — đó là lý do tại sao một nửa yên tĩnh trong phòng cuối cùng được bỏ phiếu.
Mục tiêu không phải là nhiều câu hỏi nữa. Đó là những câu hỏi đúng, xuất hiện đủ sớm để bạn vẫn có thời gian trả lời đúng cách.
Thiết lập Q&A của bạn trước buổi tập, chứ không phải sau khi slide
Trong EngageSlide , Q&A là loại slide. Thêm một slide Q&A vào deck của bạn, cho nó một ngôn ngữ đơn giản yêu cầu — "Hãy hỏi chúng tôi bất cứ điều gì về lộ trình" đánh bại "Hỏi" — và khán giả của bạn tham gia bằng cách quét QR code hoặc nhập mã phòng tại engageslide.com. Không cài đặt ứng dụng, không tài khoản, không click.
Đặt slide đó gần phía trước của bạn và hiển thị nó trong ba mươi giây trước khi bạn bắt đầu. Một động thái duy nhất đó thay đổi động lực: người tham dự bây giờ có một nơi để đặt câu hỏi ngay khi nó xảy ra với họ, thay vì cố gắng giữ sáu trong trí nhớ làm việc cho đến khi kết thúc.
Quan điểm trình bày ở trên cho thấy bạn sẽ làm việc từ: mỗi câu hỏi đến, ai đã hỏi nó (hoặc "Anonymous"), và số phiếu bầu lên. Con số đó là phần làm việc dễ dàng cho bạn.
Các thiết lập quan trọng
- Những thông báo vô danh. Để tên là tùy chọn. Đối với các tòa thị chính, tái cấu trúc, thay đổi giá hoặc bất cứ điều gì chính trị, ẩn danh là sự khác biệt giữa những câu hỏi thực sự và những câu hỏi lịch sự.
- Tham gia lên. Theo mặc định, và đáng để giải thích lớn tiếng một lần: "Nếu ai đó đã hỏi câu hỏi của bạn, hãy bỏ phiếu lên thay vì gõ lại nó".
- Kiềm chế. Đối với các sự kiện công cộng lớn, xem xét các câu hỏi trước khi chúng xuất hiện trên màn hình. Đối với các cuộc họp nội bộ, bình tĩnh thường khiến bạn mất nhiều sự tin tưởng hơn là giúp bạn tránh sự xấu hổ.
- Bộ lọc thô tục. hữu ích cho khán giả mở, không bị đánh dấu; không cần thiết cho một nhóm mười hai người.
Sự diễn ra của chương trình
Hãy coi buổi họp như ba giai đoạn với các công việc khác nhau. Hầu hết những gì sai là một vấn đề giai đoạn một mà chỉ trở nên rõ ràng trong giai đoạn hai.
Trước: lấp đầy hàng
Một bảng câu hỏi trống rỗng là truyền nhiễm — không ai muốn là người đầu tiên. Hãy gieo nó đi. Hỏi hai đồng nghiệp trước để gửi một câu hỏi thực sự cho mỗi người, hoặc thêm hai câu hỏi mà bạn đã biết sẽ đến ("những câu hỏi này ảnh hưởng đến nhóm của tôi như thế nào?" luôn là một trong số họ). Thông báo ngân sách một cách rõ ràng: "Chúng tôi sẽ trả lời các câu hỏi trong mười hai phút cuối cùng, và hội đồng mở ngay bây giờ".
Trong khi: để upvotes đặt ra thứ tự
Hãy trả lời câu hỏi được bỏ phiếu đầu tiên, mỗi lần. Nó báo hiệu rằng xếp hạng là thực tế và rằng bỏ phiếu là đáng để làm. Đọc mỗi câu hỏi ồn ào trước khi trả lời — người tham dự từ xa có thể không thấy màn hình của bạn, và đọc lại nó chứng minh bạn đã hiểu nó. Đánh dấu mỗi câu trả lời khi bạn đi để danh sách thu hẹp rõ ràng; một hàng không bao giờ rút ngắn khiến khán giả cảm thấy bị phớt lờ.
Giữ nhịp điệu cứng: khoảng chín mươi giây mỗi câu hỏi. Nếu câu trả lời cần nhiều hơn, hãy nói và đỗ nó. Ba câu hỏi được trả lời tốt hơn tám câu hỏi vội vàng.
Sau: đóng vòng lặp
Bạn sẽ không đạt được tất cả mọi thứ, và đó là — tốt miễn là các câu hỏi chưa được trả lời không chỉ hơi. Xuất danh sách, trả lời phần còn lại bằng văn bản trong vòng 48 giờ, và gửi cho tất cả những người tham dự. Đây là bước mà hầu như không ai thực hiện, và đó là bước khiến mọi người tin tưởng vào định dạng đủ để hỏi một điều gì đó thật sự vào lần tới.
Hoạt động bốn vụ khó khăn
- Câu hỏi thù địch. Trả lời phần hợp pháp, phớt lờ giọng nói. "Câu hỏi thực sự bên dưới đó là liệu chúng ta có cắt giảm ngân sách —Q chúng ta không, và đây là kế hoạch". Không bao giờ tranh luận với khung hình trên sân khấu.
- Câu hỏi mà anh không thể trả lời. Nói "Tôi không biết" và hứa hẹn hẹn. Blowing tốn cho bạn phần còn lại của phiên; mỗi câu trả lời tiếp theo được giảm giá.
- Lời tuyên bố giả mạo như một câu hỏi. Nhận ra điểm trong một câu, rồi tiếp tục. "Đó là một mối quan tâm hợp lý, — lưu ý câu hỏi tiếp theo. " Đừng thưởng nó với năm phút.
- Người mà không ai hỏi. Nếu một chủ đề rõ ràng trong tâm trí của tất cả mọi người và chưa xuất hiện trên bảng điều hành, hãy tự đưa ra nó: "Không ai hỏi về số lượng nhân viên, vì vậy tôi sẽ làm". Đó là cách nhanh nhất để chứng minh phiên họp thực sự mở.
Q&A trên quy mô: 30 người so với 300 người
Các nhóm nhỏ cần được thúc đẩy; các nhóm lớn cần được lọc. Với một chục người, hội đồng chỉ có thể thu thập ba câu hỏi, vì vậy kết hợp Q&A với một cuộc thăm dò trực tiếp nhanh chóng để làm ấm căn phòng trước. Với hàng trăm người tham dự, bạn sẽ nhận được nhiều câu hỏi hơn bạn có thể đọc, và bỏ phiếu lên không còn là một sự tử tế — nó trở thành phân loại chỉ có thể làm việc. Một trong những người dùng của chúng tôi đã đi qua hoàn toàn kịch bản đó trong quản lý Q&A trực tiếp cho 300 người tham dự.
Đối với các phiên lai, một quy tắc quan trọng hơn các quy tắc khác: mọi người gửi thông qua cùng một bảng, trực tiếp và từ xa. Ngay khi bạn trả lời câu hỏi từ phòng bằng giọng nói và từ những người tham dự từ xa qua trò chuyện, một nửa từ xa trở thành lớp thứ hai và ngừng tham gia trong vòng khoảng mười phút.
Đừng dành tất cả cho cuối cùng
Thay đổi mạnh nhất mà bạn có thể thực hiện là cấu trúc: ngừng coi Q&A như một biểu tượng. Chạy nó như một bảng điều hành mở từ phút đầu tiên, và dừng lại hai lần giữa phiên để giải quyết ba câu hỏi hàng đầu. Sự chú ý suy giảm từ lâu trước khi slide cuối cùng của bạn — các lý do được bao gồm trong tại sao khán giả của bạn ngừng chú ý — và một câu hỏi nghỉ hai phút đặt lại nó tốt hơn nhiều so với một trượt lớn hơn.
Bởi vì slide Q&A sống trong cùng một sàn như các cuộc thăm dò và câu hỏi của EngageSlide Công cụ trình bày tương tác, chuyển đổi giữa chúng không tốn gì cả: không thay đổi ứng dụng, không liên kết thứ hai cho khán giả, không gia nhập lại. Làm một cuộc thăm dò, trình bày ba slide, quay lại bảng câu hỏi, tiếp tục.
Một danh sách kiểm tra mà bạn có thể ăn cắp
- Hai ngày ngoài. Thêm slide Q&A, viết lời yêu cầu, quyết định ẩn danh và kiểm duyệt.
- 10 phút đi. Kiểm tra mã tham gia. Hãy yêu cầu hai người đặt câu hỏi cho mỗi người.
- phút đầu tiên. Giả sử hội đồng được mở và giải thích bỏ phiếu lên trong một câu.
- Giữa phiên. Ngừng lại hai lần, xóa 3 người hàng đầu, đánh dấu họ trả lời.
- Quận cuối cùng. Trả lời theo thứ tự lên tiếng, ~ 90 giây mỗi người, đọc mỗi người lớn tiếng.
- Trong vòng 48 giờ. Xuất ra các câu hỏi chưa được trả lời, trả lời bằng văn bản, gửi một cuộc khảo sát phản hồi ngắn.
Hãy làm điều đó và bạn sẽ nhận thấy điều gì đó trong phiên thứ hai hoặc thứ ba: các câu hỏi sẽ trở nên tốt hơn. Mọi người bắt đầu viết những câu hỏi sắc nét hơn bởi vì họ đã thấy câu hỏi thực sự được trả lời. Đó là kết quả kết hợp của việc chạy Q&A như một định dạng thay vì — suy nghĩ sau và đó là lý do tại sao mười phút cuối cùng của một cuộc họp có thể kết thúc là mười hữu ích nhất.
Hình ảnh bìa của đại biểu, thông qua Flickr, được cấp phép theo: CC BY 2.0. Đọc thêm: Sức mạnh đáng kinh ngạc của câu hỏi, Harvard Business Review.