Một phòng họp đầy 800 hoặc 1.200 người cảm thấy điện cho đến khi bạn bắt đầu nói chuyện. Rồi một điều kỳ lạ xảy ra: phòng càng lớn, nó càng yên tĩnh. Những người vui vẻ nói lên trong một cuộc họp gồm mười người ngồi yên lặng ở hàng 23, một nửa xem slides và một nửa xem hộp thư đến của họ. Sự tham gia của khán giả tại hội nghị không phải là một vấn đề đặc trưng. Đó là một vấn đề quy mô, và nó có những giải pháp thực tế. Hướng dẫn này hướng dẫn cách lập kế hoạch, chạy và kết thúc một phiên hội nghị để hàng trăm người tham gia thay vì chỉ tham dự, sử dụng các công cụ tương tác trực tiếp hoạt động từ bất kỳ điện thoại nào.
Tại sao khán giả hội nghị lớn lại im lặng
Trong một căn phòng lớn, mỗi cá nhân cảm thấy ít chịu trách nhiệm đáp ứng. Các nhà tâm lý học gọi điều này là Phân phối trách nhiệm: khi một diễn giả hỏi "Có câu hỏi nào?" cho 1.000 người, mỗi người cho rằng ai đó khác sẽ trả lời. Thêm rủi ro xã hội (không ai muốn là người cầm micro trước đồng nghiệp của họ) và bạn sẽ có được sự im lặng quen thuộc sau mỗi lời nhắc nhở.
Ba yếu tố khác làm cho hội nghị khó khăn hơn một lớp học hoặc một cuộc họp nhóm:
- Khoảng cách. Các hàng sau hầu như không thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn, chưa kể đến việc đọc văn bản nhỏ trên một tấm slide.
- Mệt mỏi. Bài nói của anh có lẽ là thứ tư hoặc thứ năm của ngày. Sự chú ý đã bị lãng phí.
- Không có mối quan hệ. Anh là một người lạ trên sân khấu. Mọi người vẫn chưa có lý do để tin tưởng bạn về ý kiến của họ.
Giải pháp là giảm chi phí tham gia gần như không. Thay vì yêu cầu mọi người nâng tay lên hoặc đi bộ đến microphone, bạn cho họ một cách để trả lời từ điện thoại đã ở trong tay của họ, thường là ẩn danh, và bạn hiển thị câu trả lời của toàn bộ phòng trên màn hình lớn. Điều đó biến một bài phát biểu một chiều thành một cuộc trò chuyện, ngay cả ở mức độ mà cuộc trò chuyện thực sự dường như không thể.
Trước khi nói chuyện: làm cho việc tham gia dễ dàng hơn
Hầu hết các tương tác thất bại trong 30 giây đầu tiên, khi mọi người được yêu cầu tải xuống một ứng dụng, tạo tài khoản hoặc nhập một URL dài. Tại một hội nghị, mỗi bước bổ sung sẽ mất một phần lớn phòng.
Đặt QR code trên màn hình trong khi mọi người ngồi xuống
Với EngageSlide , người tham dự tham gia từ trình duyệt bằng cách quét QR code hoặc nhập mã tham gia ngắn. Không có ứng dụng để cài đặt và không đăng ký. Hãy cho chúng xem khi phòng đầy, chứ không phải khi bắt đầu nói chuyện. Những người đến sớm sẽ quét nó trong khi họ chờ đợi, và những người đến muộn vẫn có thể tham gia bởi vì mã tham gia vẫn hiển thị trên slide của bạn. Nếu bạn muốn thêm ý tưởng về việc đặt mã QR, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi trên sử dụng mã QR để kết nối với khán giả của bạn.
Mở Q&A trước khi bắt đầu
Đưa Q&A vào ngay từ đầu. Tại hội nghị, thường có những câu hỏi xuất hiện trong buổi nói chuyện, và người ta quên chúng vào cuối. Khi Q&A mở, người tham dự có thể gõ một câu hỏi ngay khi họ nghĩ về nó, và bạn chọn nó sau đó.
Thử nghiệm lại trong phòng thực tế
Nếu có thể, hãy kiểm tra địa điểm trước khi đi. Đứng ở phía sau và đảm bảo mã tham gia và kết quả được đọc. Kế hoạch di chuyển xung quanh: với điều khiển từ xa của EngageSlide, bạn có thể tiến bộ slides và bắt đầu tương tác từ điện thoại của mình, vì vậy bạn không bị mắc kẹt đằng sau một chiếc ghế ngồi bên cạnh một sân khấu lớn.
Ba phút đầu tiên: một sự ấm áp mà không tốn kém gì
Sự tương tác đầu tiên của bạn nên dễ dàng, thú vị và không thể sai. Nó ở đó để dạy cho phòng rằng trả lời mất năm giây. Các lựa chọn tốt:
- Một đám mây từ. "Với một từ, tại sao bạn lại tham dự hội nghị này?" Hàng trăm câu trả lời tạo ra một đám mây trực tiếp trên màn hình, và những từ phổ biến nhất ngày càng lớn hơn. Nó là hình ảnh, nhanh chóng và cho thấy phòng tâm trạng của riêng mình.
- Một cuộc thăm dò từ đâu. Các khu vực, ngành công nghiệp hoặc vai trò công việc. Mọi người thích nhìn thấy ai khác trong phòng.
- Một cuộc thăm dò. Một tuyên bố nhẹ, hơi khiêu khích liên quan đến chủ đề của bạn. Nó làm cho những ý kiến di chuyển trước điểm thực sự đầu tiên của bạn.
Một khi người ta đã trả lời trong hai phút đầu tiên, họ có nhiều khả năng trả lời lại.
Giữ trung tâm sống động: 1 điểm chạm mỗi 7 – 10 phút
Sự chú ý giảm nhanh chóng trong các buổi dài. Một nhịp điệu tốt cho một buổi nói chuyện 40 phút là mỗi bảy đến mười phút một lần nói chuyện, mỗi lần liên kết với những gì bạn đang nói chứ không phải là tiếp tục.
Các cuộc thăm dò trực tiếp để kiểm tra vị trí của căn phòng
Trước khi tranh luận chính của bạn, hãy hỏi một cuộc thăm dò: "Nhóm của bạn xử lý vấn đề này như thế nào hôm nay?" Kết quả cho bạn biết căn phòng bắt đầu từ đâu, và bạn có thể điều chỉnh ngay lập tức. Nếu 70% đã làm những gì bạn đang đề nghị, hãy đi sâu hơn.
Một câu hỏi ngắn với bảng xếp hạng
Hai hoặc ba câu hỏi câu hỏi giữa buổi nói chuyện làm cho một căn phòng mệt mỏi trở lại năng lượng. EngageSlide có thể trao nhiều điểm hơn cho các câu trả lời chính xác nhanh hơn và hiển thị bảng xếp hạng trực tiếp, vì vậy một hội trường yên tĩnh đột nhiên có 900 người cạnh tranh cho vị trí hàng đầu. Giữ câu hỏi ngắn gọn và công bằng, và kết nối mỗi câu trả lời trở lại với nội dung của bạn.
Các câu hỏi xếp hạng và quy mô
Hãy để khán giả lựa chọn những gì bạn sẽ cover tiếp theo. Một câu hỏi xếp hạng như "Thách thức nào trong số những thách thức này ảnh hưởng nặng nề nhất đến nhóm của bạn?" cho bạn một chương trình nghị sự trực tiếp, và khán giả cảm thấy sở hữu của buổi họp. Một câu hỏi quy mô ("Bạn tự tin đến mức nào về...?") hoạt động tốt trước và sau một phần quan trọng, để phòng có thể thấy sự thay đổi của riêng mình.
Một bánh xe quay cho một khoảnh khắc bất ngờ
Sử dụng bánh xe quay để chọn một chủ đề ngẫu nhiên, nghiên cứu trường hợp hoặc người chiến thắng. Đó là một khoảnh khắc nhỏ của sự căng thẳng hoạt động tốt ngay sau bữa trưa, khi năng lượng thấp nhất.
Q&A làm việc cho hàng trăm người
Máy vi truyền thống Q&A phá vỡ ở quy mô hội nghị. Bạn nhận được ba câu hỏi, và một là một bài phát biểu dài từ cùng một người tự tin. Q&A trực tiếp sửa chữa điều này bằng ba cách.
- Tham gia lên. Những người tham dự đọc câu hỏi của nhau và bỏ phiếu cho những câu hỏi mà họ quan tâm. Những câu hỏi được ủng hộ nhiều nhất lên đến đỉnh cao, vì vậy bạn trả lời những gì phòng thực sự muốn, không phải là ai nhanh nhất đến micro.
- Những câu hỏi ẩn danh. Khu tên là tùy chọn. Nhân viên trẻ, những người không nói tiếng mẹ đẻ và bất cứ ai lo lắng có thể đặt ra câu hỏi mà họ sẽ không bao giờ đặt ra. Đây thường là những câu hỏi tốt nhất trong phòng.
- Kiềm chế. Đối với các buổi cao cấp, bật điều chỉnh để các câu hỏi chỉ xuất hiện trên màn hình sau khi bạn hoặc đồng nghiệp chấp thuận chúng. Bạn cũng có thể kích hoạt bộ lọc thô lỗ. Điều đó giữ cho các bài đăng không liên quan đến chủ đề hoặc không phù hợp tránh khỏi màn hình lớn.
Chắc chắn là không phải bình tĩnh hay không? So sánh của chúng tôi Q&A trung bình so với Q&A mở giải thích khi nào mỗi hoạt động tốt nhất. Đối với một ví dụ thực sự trên quy mô, xem cách một huấn luyện viên quản lý Q&A trực tiếp cho 300 người tham dự.
Thiết kế tương tác của bạn cho màn hình lớn
Những gì hoạt động trên máy tính xách tay có thể thất bại trên màn hình 10 mét. Hãy nhớ những quy tắc này:
- Những câu hỏi ngắn. Một dòng, lý tưởng là dưới 12 từ. Người ta đọc chúng từ xa.
- Rất ít lựa chọn. Ba đến năm lựa chọn cho một cuộc thăm dò. Hơn thế nữa và các thanh trở nên không thể đọc được.
- Cho thấy kết quả, sau đó bình luận. Hãy dừng lại xem kết quả trong vài giây và nói những gì bạn nhận thấy. "Điều thú vị, gần một nửa trong số các bạn chọn lựa chọn C". Đây là khoảnh khắc phòng cảm thấy được nghe thấy.
- Đừng quá tương tác. Sáu hoặc bảy lần tương tác trong 40 phút là đủ. Mỗi cuộc thăm dò đều xứng đáng với vị trí của mình.
Tại một hội nghị, sự tham gia không phải là để một vài người lên tiếng. Nó là để cho mọi người trong phòng một cách 5 giây, ít rủi ro để tham gia, và sau đó cho toàn bộ phòng thấy những gì nó nói.
Những sai lầm phổ biến để tránh
- Mời tham gia quá muộn. Nếu sự tương tác đầu tiên xảy ra trong 25 phút, phòng đã đặt vào chế độ nghe.
- Thu thập câu trả lời mà bạn không bao giờ sử dụng. Nếu bạn tiến hành một cuộc thăm dò, hãy phản ứng với nó. Việc phớt lờ kết quả nói với mọi người rằng những gì họ đưa ra không quan trọng.
- Chỉ dựa vào Wi-Fi tại địa điểm. Hầu hết người tham dự sẽ sử dụng dữ liệu di động, nhưng đề cập đến mã tham gia chậm và để nó trên màn hình đủ lâu cho tất cả mọi người.
- Kết thúc bằng micro Q&A . Giữ Q&A hoạt động cho đến cuối để câu hỏi tốt nhất được trả lời.
Sau buổi nói chuyện: tiếp tục cuộc nói chuyện
Một buổi hội nghị không phải kết thúc khi bạn rời sân khấu. Mỗi cuộc thăm dò, câu hỏi trả lời và câu hỏi được lưu lại với bài thuyết trình của bạn, để bạn có thể xem lại những gì phòng nghĩ, trả lời những câu hỏi bạn không đạt được trong bài tiếp theo, và sử dụng kết quả để cải thiện bài phát biểu tiếp theo của bạn. Nhiều diễn giả cũng chia sẻ một bản tóm tắt ngắn về kết quả với các nhà tổ chức, là bằng chứng hữu ích cho việc phiên họp đã kết thúc.
Tham gia một lượng lớn khán giả tại một hội nghị giảm xuống đến ba bước: làm cho việc tham gia dễ dàng, cho mọi người một lý do để trả lời mỗi vài phút, và cho phòng thấy câu trả lời của riêng mình. Nếu bạn muốn thử nó trong bài phát biểu tiếp theo của bạn, bạn có thể xây dựng phiên của bạn trong EngageSlide Công cụ trình bày tương tác miễn phí, với các cuộc thăm dò, đám mây từ, câu hỏi và Q&A trực tiếp ở một nơi.