Mỗi đội đã trải qua cuộc họp mà sẽ không kết thúc. Một quyết định là trên bàn, ba người có ý kiến, tất cả mọi người đã kiểm tra, và bốn mươi phút sau bạn chính xác là nơi bạn bắt đầu — ngoại trừ bây giờ bạn cũng bị trễ trong lịch trình. Quyết định nhóm dừng lại không phải vì họ khó khăn, mà bởi vì quá trình là vô hình: không ai có thể nhìn thấy nơi phòng thực sự đứng, vì vậy giọng nói lớn nhất lấp đầy khoảng trống. Một cuộc thăm dò trực tiếp sửa chữa điều đó trong khoảng ba mươi giây. Nó làm cho vị trí của mọi người có thể nhìn thấy ngay lập tức, biến một cuộc tranh luận mơ hồ thành một con số rõ ràng, và đưa bạn đến một quyết định mà toàn bộ nhóm có thể thấy và ủng hộ.
Đây là một công việc khác với việc ưu tiên hai biến trên một lưới — Matrix ưu tiên 2×2 là công cụ tốt hơn. Bài viết này nói về những quyết định nhanh chóng, hàng ngày: lựa chọn nào, thứ tự nào, lựa chọn nào đầu tiên. Đây là cách sử dụng các cuộc thăm dò trực tiếp để đưa ra quyết định nhanh hơn và sạch hơn.
Tại sao các quyết định nhóm trì hoãn — và làm thế nào một cuộc thăm dò bỏ qua chúng
Ba lực lượng lặng lẽ phá hoại quyết định của nhóm. Đầu tiên là vấn đề tiếng nói lớn nhất: người lớn tuổi nhất hoặc người tự tin nhất nói đầu tiên, và mọi người khác bám vào họ thay vì suy nghĩ độc lập. Thứ hai là: tư duy nhóm — kéo đến sự đồng thuận rõ ràng, nơi những nghi ngờ yên tĩnh không bao giờ được thể hiện. Thứ ba là tê liệt phân tích đơn giản: quá nhiều thảo luận, không có chức năng buộc phải thực sự lựa chọn.
Một cuộc thăm dò trực tiếp đếm cả ba cùng một lúc. Mọi người đều bỏ phiếu cùng một lúc, vì vậy không ai gắn bó với người nói đầu tiên. Việc bỏ phiếu có thể là ẩn danh, vì vậy sự phản đối xuất hiện một cách trung thực. Và một cuộc thăm dò là một chức năng buộc bởi thiết kế — nó kết thúc với một con số, và một con số là khó để tranh luận với. Bạn thay thế "tất cả chúng ta nghĩ gì?" bằng "Đây chính xác là những gì chúng ta nghĩ".
Lòng vòng thăm dò đến quyết định bốn bước
Sai lầm mà hầu hết mọi người mắc phải là coi cuộc thăm dò như là quyết định. Nó tốt hơn là được sử dụng như một vòng lặp mà bề mặt sự bất đồng và sau đó giải quyết nó. Bốn bước:
- Poll . Đặt mọi lựa chọn trên màn hình và để mọi người bỏ phiếu cùng một lúc. Đây là bức ảnh đầu tiên của anh thật sự — không có thiên vị âm thanh lớn nhất.
- Hãy thảo luận. Nhìn cái phân chia này. Nếu nó bị biến mất, bạn gần như đã kết thúc. Nếu nó bị chia rẽ, hãy hỏi thiểu số tại sao — thường là nơi mà những rủi ro thực sự và những ý tưởng bị bỏ qua ẩn náu.
- Thử bỏ phiếu lại. Làm lại cùng một cuộc thăm dò ngay bây giờ khi mọi người đã nghe nhau. Nhìn các con số di chuyển là mạnh mẽ: nó cho thấy cuộc thảo luận đã thay đổi suy nghĩ, và nó chuyển đổi những người chậm trễ.
- Hãy quyết định. Hãy cam kết với người chiến thắng rõ ràng. Bởi vì mọi người đã nhìn thấy cách bạn đến đó, họ có nhiều khả năng thực sự ủng hộ nó sau đó.
Toàn bộ vòng kéo dài 5 phút và thay thế lập luận vòng tròn 40 phút. Nó cũng tạo ra sự chấp nhận, bởi vì mọi người ủng hộ những quyết định mà họ đã giúp hình thành nhiều hơn nhiều so với những quyết định được truyền lại.
Chọn phương pháp bỏ phiếu phù hợp với quyết định
Không phải tất cả các quyết định đều đơn giản. Việc kết hợp hình thức khảo sát với quyết định là điều làm cho kết quả đáng tin cậy:
- Nhiều lựa chọn — cho một lựa chọn nhanh chóng, sạch sẽ giữa một vài lựa chọn. Nhanh nhất để chạy, dễ đọc nhất.
- Điểm bỏ phiếu hoặc phân chia 100 điểm — khi các ưu tiên quan trọng và mọi người quan tâm đến một số lựa chọn hơn những lựa chọn khác. Mỗi người phân phối phiếu hoặc điểm, vì vậy cường độ cho thấy, không chỉ là lựa chọn hàng đầu.
- Định vị — khi bạn cần một đơn đặt hàng, không có một người chiến thắng duy nhất: một chuỗi lộ trình, một chương trình nghị sự, một danh sách ngắn.
- Skala tuyến tính — để đo độ tin cậy hoặc rủi ro. "Bạn tự tin như thế nào về kế hoạch này, 1 đến 5?" xuất hiện sự ngần ngại một vâng / không bao giờ sẽ.
- Cuộc thăm dò ẩn danh — cho bất cứ điều gì nhạy cảm, nơi sự trung thực đánh bại lịch sự.
Điểm bỏ phiếu và phân chia 100 điểm xứng đáng được đề cập đặc biệt bởi vì chúng nắm bắt sắc thái mà một phiếu bầu duy nhất không thể. Thay vì nói "cái người nào", bạn học được mạnh mẽ như thế nào nhóm cảm thấy — và một người yêu thích chạy trốn trông rất khác với một con đường dẫn hẹp.
Mục tiêu không phải là thay thế phán đoán bằng bỏ phiếu. Đó là để làm cho vị trí thực sự của nhóm có thể nhìn thấy, để phán xét sau đó được dựa trên thực tế hơn là những người nói lớn nhất.
Khi nào để giữ nó ẩn danh
Sự ẩn danh là sự khác biệt giữa câu trả lời mà mọi người đưa ra và câu trả lời mà họ tin. Đối với các lựa chọn đặt cược thấp — nơi để đặt hàng bữa trưa, tên nào nghe có vẻ tốt hơn — tên bỏ phiếu là tốt và thậm chí vui vẻ. Nhưng đối với bất cứ điều gì trong đó có hệ thống phân cấp hoặc áp lực của đồng nghiệp (Thời hạn này có thực tế không? Chúng ta có thực sự tin tưởng vào kế hoạch này không? Mọi người sẽ nói sự thật cho bạn khi tên của họ không được đính kèm, và sự thật chính xác là những gì một quyết định bị đình trệ cần. Nếu bạn muốn đi sâu hơn về các định nghĩa này, hướng dẫn của chúng tôi để viết câu hỏi thăm dò mà có được câu trả lời trung thực là một người bạn hữu ích.
Làm thế nào để chạy nó trong EngageSlide
Việc sắp xếp chuyện này mất vài phút. Công cụ trình bày tương tác của EngageSlide. Thêm một slide thăm dò, chọn loại câu hỏi của bạn — nhiều lựa chọn, xếp hạng, quy mô, hoặc câu hỏi dựa trên điểm — và liệt kê các tùy chọn. Những người tham gia tham gia bằng cách quét một QR code hoặc nhập một mã ngắn; không cần ứng dụng hoặc đăng nhập, vì vậy ngay cả một phòng người mới tham gia sẽ bỏ phiếu trong vài giây. Kết quả sẽ xuất hiện trực tiếp trên màn hình chia sẻ và cập nhật khi phiếu giảm, đó là điều làm cho bước tái bỏ phiếu cảm thấy năng động. Để chạy vòng lặp, bạn chỉ cần đặt lại và mở lại cùng một cuộc thăm dò sau cuộc thảo luận.
Bởi vì bạn có thể trình bày từ điện thoại của mình với điều khiển từ xa, bạn có thể tự do đi bộ trong phòng và tạo điều kiện trong khi cuộc thăm dò chạy — không liên kết với máy tính xách tay. Và đối với các cuộc họp mà một quyết định phụ thuộc vào hai yếu tố cạnh tranh cùng một lúc, như tác động so với nỗ lực, Lưới 2×2 cho việc ra quyết định tốt hơn bên cạnh các cuộc thăm dò.
Quyết định cuộc thăm dò trực tiếp tăng tốc
Gần như mọi quyết định nhóm lặp đi lặp lại đều là một ứng cử viên: chọn các ưu tiên trên lộ trình của quý tiếp theo, chọn thời gian họp phù hợp với tất cả mọi người, liệt kê các nhà cung cấp, quyết định tên sản phẩm, quyết định ba thiết kế nào sẽ được đưa ra, hoặc đồng ý về một tiêu chuẩn nhóm. Mô hình luôn là — một quyết định với một vài lựa chọn và nhiều ý kiến hơn thời gian. Thay vì nói chuyện trong vòng tròn, bạn bỏ phiếu, thảo luận về chia rẽ, bỏ phiếu lại, và tiếp tục.
Những sai lầm cần tránh
Giữ danh sách lựa chọn ngắn — hơn năm lựa chọn chia bỏ phiếu và lầy lầy người chiến thắng. Đừng bỏ qua bước thảo luận và đối xử với cuộc thăm dò đầu tiên như là cuối cùng; sự bất đồng nó tiết lộ là toàn bộ điểm. Tránh những lời nói dẫn đầu khiến mọi người hướng đến câu trả lời mà bạn thích. Và đừng bỏ phiếu cho những quyết định không thực sự thuộc về nhóm để làm cho — một phiếu mà bạn dự định bỏ qua làm xói mòn niềm tin nhanh chóng. Tuy nhiên, một cách trung thực, các cuộc thăm dò trực tiếp biến cuộc họp chậm nhất của bạn thành cuộc họp nhanh nhất của bạn, và trao cho mỗi quyết định một nhiệm vụ mà toàn bộ phòng có thể thấy. Tìm thêm các cuốn sách dễ dàng hơn trên Blog EngageSlide.